保證中小企業(yè)ERP系統(tǒng)成功實(shí)施的關(guān)鍵因素

時(shí)間：2018-10-18作者：深圳市宏拓新軟件有限公司瀏覽：284

         很多中小企業(yè)實(shí)施ERP后都會出現(xiàn)這樣一個(gè)現(xiàn)象:上線前后沒有什么變化，工作人員該做什么還是做什么,似乎ERP就是一個(gè)充當(dāng)門面的擺設(shè)，告訴合作中小企業(yè)我也有這樣一款中小企業(yè)管理軟件，我們的信息化建設(shè)已經(jīng)開展了，這種想法很明顯是錯(cuò)誤，中小企業(yè)實(shí)施ERP之所以很多都沒有成功，是因?yàn)榍捌跍?zhǔn)備不充分，下面，我們就來看看一下，怎樣才能通過充足的準(zhǔn)備工作，讓ERP軟件順利運(yùn)行。

1、要做好中小企業(yè)信息化規(guī)劃

中小企業(yè)信息化包括很多方面，實(shí)施ERP系統(tǒng)只是其中的一項(xiàng)。因此，在實(shí)施之前就要清楚地回答中小企業(yè)信息化“有什么、要什么、怎么樣”三個(gè)問題。

中小企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)前的信息化規(guī)劃，首先診斷、分析、評估中小企業(yè)管理和信息化現(xiàn)狀，這是回答了中小企業(yè)“有什么”的問題；然后，結(jié)合所屬行業(yè)信息化方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和對較新信息技術(shù)發(fā)展趨勢的掌握，提出中小企業(yè)信息化建設(shè)的遠(yuǎn)景、目標(biāo)和戰(zhàn)略，這是回答了“要什么”的問題；最后，中小企業(yè)信息化的系統(tǒng)架構(gòu)、確定信息系統(tǒng)各部分的邏輯關(guān)系，以及具體信息系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)、選型和實(shí)施策略，對信息化目標(biāo)和內(nèi)容進(jìn)行整體規(guī)劃，全面系統(tǒng)地指導(dǎo)中小企業(yè)信息化的進(jìn)程，協(xié)調(diào)發(fā)展地進(jìn)行中小企業(yè)信息技術(shù)的應(yīng)用，及時(shí)地滿足中小企業(yè)發(fā)展的需要，以促進(jìn)中小企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，滿足中小企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。這是回答了“怎么樣”的問題。有了清晰明確的規(guī)劃，才能使工作的開展較加有的放矢、扎實(shí)有效。

2、要獲得中小企業(yè)一把手的強(qiáng)力支持

首先，中小企業(yè)一把手有決心實(shí)施ERP，才會在面臨部門的職責(zé)劃分、人為障礙等管理問題，有足夠*做出有效地決策和強(qiáng)力地支持。

其次，在實(shí)施過程中，中小企業(yè)**必須從人、財(cái)、物等資源方面給予支持，保證項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展；中小企業(yè)**應(yīng)經(jīng)常會見實(shí)施相關(guān)人員，了解項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展，在實(shí)施過程遇到困難和阻力時(shí)，中小企業(yè)**應(yīng)及時(shí)做出有效決策，保證實(shí)施工作正常進(jìn)行；應(yīng)該對實(shí)施人員及支持者給予公開的、及時(shí)的認(rèn)可和獎(jiǎng)勵(lì)，以引導(dǎo)整個(gè)中小企業(yè)對系統(tǒng)從心理上到行為上的接納。

最后，**應(yīng)積參與并使用系統(tǒng)，讓系統(tǒng)發(fā)揮出較大的經(jīng)濟(jì)效用。由此可見，企業(yè)一把手是實(shí)施ERP系統(tǒng)的強(qiáng)大后盾，他們對ERP系統(tǒng)的了解與接納程度、實(shí)施ERP 的決心是能否成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的先決條件。

3、要保持中小企業(yè)實(shí)施**人員的穩(wěn)定

在實(shí)施ERP的過程中，中小企業(yè)實(shí)施**人員包括項(xiàng)目經(jīng)理和企業(yè)實(shí)施人員。項(xiàng)目經(jīng)理是中小企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵人物。首先，項(xiàng)目經(jīng)理必須是懂生產(chǎn)經(jīng)營、會管理、熟悉信息技術(shù)并對ERP系統(tǒng)深入了解的“多面手”，只有這樣，當(dāng)系統(tǒng)推行過程中遇到的管理、經(jīng)營和技術(shù)上的問題時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理能夠給出正確的判斷；其次，項(xiàng)目經(jīng)理必須有一定的**才能，這樣才能組建一個(gè)有活力的團(tuán)隊(duì)，能夠帶領(lǐng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)完成一系列煩瑣、復(fù)雜而又細(xì)致的工作；最后，項(xiàng)目經(jīng)理必須有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，這樣才能及時(shí)協(xié)調(diào)好本中小企業(yè)與軟件供應(yīng)商及咨詢公司之間、本中小企業(yè)各部門之間、本中小企業(yè)與供應(yīng)商、客戶之間的關(guān)系。由此可見，選擇一名合適的項(xiàng)目經(jīng)理并不是一件很*的事，一旦確定了項(xiàng)目經(jīng)理，就不能隨意更換，否則會給項(xiàng)目的實(shí)施增加成本和風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)實(shí)施人員是ERP系統(tǒng)的具體推行人員，也是實(shí)施的骨干人員。首先，他們必須對本部門或者負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)流程很熟悉，只有熟悉中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，并知道資金流、物流、信息流的來龍去脈才能將他們梳理清楚并在系統(tǒng)中反映出來。其次，他們必須具有很好的合作精神。實(shí)施ERP 就是為了要消除“信息孤島”，各部門將不再“各自為政”。共享、實(shí)時(shí)、透明，中小企業(yè)形成一個(gè)**的整體。因此，中小企業(yè)實(shí)施人員構(gòu)成應(yīng)包括各級管理者、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員和IT人員。隨著系統(tǒng)在中小企業(yè)中的推行，實(shí)施人員將獲得更多的經(jīng)驗(yàn)和能力。因此，必須采取有效措施保持實(shí)施人員的穩(wěn)定。如果在實(shí)施過程中更換實(shí)施人員或者發(fā)生跳槽的現(xiàn)象，那么不但增加項(xiàng)目的實(shí)施成本，而且影響項(xiàng)目實(shí)施的連續(xù)性。

4、要選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的咨詢顧問

中小企業(yè)在實(shí)施ERP 之前要選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的咨詢顧問。因?yàn)椋麑⒅笇?dǎo)中小企業(yè)實(shí)施人員開展實(shí)施工作。在實(shí)施過程中，他要擔(dān)任*的角色，為用戶提供優(yōu)秀的管理建議、解決方案，指導(dǎo)用戶進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)、二次開發(fā)，為用戶解決問題。他還要擔(dān)任教師的角色，對中小企業(yè)不同層次的決策者、使用者進(jìn)行ERP 理念及系統(tǒng)培訓(xùn)。同時(shí)，還要擔(dān)任**的角色，帶領(lǐng)中小企業(yè)實(shí)施人員推進(jìn)實(shí)施工作。因此，選擇一名經(jīng)驗(yàn)豐富的咨詢顧問是實(shí)施的重要方面。

中小企業(yè)在選擇咨詢顧問時(shí)，有兩種方式。一種是ERP 軟件公司同時(shí)提供軟件和實(shí)施咨詢顧問，另一種是聘請專門咨詢公司的實(shí)施顧問。如果選擇前者，優(yōu)點(diǎn)是咨詢顧問對本公司的軟件了解透徹，而且實(shí)施費(fèi)用相對低。如果選擇后者，優(yōu)點(diǎn)是咨詢顧問能夠接觸到**業(yè)較為豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。無論選擇哪種，中小企業(yè)都要根據(jù)自身的需求和投資來具體選擇。

5、要**準(zhǔn)確、規(guī)范、完整的數(shù)據(jù)

ERP系統(tǒng)是一種管理信息系統(tǒng)，要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)處理，包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)和中間數(shù)據(jù)。其中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是需要錄入系統(tǒng)的。錄入數(shù)據(jù)的“及時(shí)”、“準(zhǔn)確”、“完整”是ERP系統(tǒng)輔助中小企業(yè)管理的基本要求?！凹皶r(shí)”是必須在規(guī)定時(shí)間進(jìn)行和完成數(shù)據(jù)的采集和處理；“準(zhǔn)確”是必須去偽存真、符合實(shí)際；“完整”是必須滿足系統(tǒng)對數(shù)據(jù)項(xiàng)規(guī)定的要求，沒有遺漏。根據(jù)筆者所在中小企業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，保證數(shù)據(jù)的“準(zhǔn)確”、“及時(shí)”和“完整”，必須做好兩方面的工作。一方面是系統(tǒng)實(shí)施初期對物料的編碼和對系統(tǒng)所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理和錄入；另一方面是系統(tǒng)上線運(yùn)行后采取監(jiān)督管理的措施保證及時(shí)錄入動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。在進(jìn)行物料編碼的工作時(shí)，我們抽調(diào)了物資、信息部門的人員組成編碼小組，對用到的43大類物資中涉及到的相關(guān)物料建立了編碼規(guī)則，進(jìn)行了統(tǒng)一編碼。每個(gè)物料都有了一、有效的編碼。這樣做就保證了數(shù)據(jù)不會出現(xiàn)混淆的情況。在進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理和錄入時(shí)，我們首先由實(shí)施人員將所需數(shù)據(jù)整理成表格，并規(guī)定好字段的格式，然后將這些表格交給各部門的業(yè)務(wù)人員，讓他們按照要求進(jìn)行填報(bào)，再由實(shí)施人員審核后錄入系統(tǒng)。這樣**在系統(tǒng)正式上線前能夠得到準(zhǔn)確、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)上線運(yùn)行后，我們了相關(guān)的管理規(guī)定和制度，與個(gè)人的工作業(yè)績掛鉤，使得系統(tǒng)獲得及時(shí)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)有了制度上的**。

6、要做好再培訓(xùn)，保證實(shí)施效果

經(jīng)過一番實(shí)施推廣工作后，中小企業(yè)正式使用ERP系統(tǒng)，但只有全員參與并建立起員工的主人翁精神，才能充分發(fā)揮ERP 的效益。因此，要分層次做好再培訓(xùn)的工作。其中，中層干部的理解和支持是關(guān)鍵中的關(guān)鍵。因此，在加強(qiáng)對中層干部進(jìn)行ERP系統(tǒng)理念及應(yīng)用的培訓(xùn)同時(shí)，還要要加強(qiáng)以人為本的管理工作，建立相應(yīng)的競爭機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制，促使他們在感受外部壓力的同時(shí)都自覺地投入到ERP應(yīng)用中來。另外，也要做好ERP 操作人員的再培訓(xùn)。當(dāng)有員工因?yàn)楣ぷ餍枰l(fā)生崗位變化時(shí)，要根據(jù)變化情況對新進(jìn)人員進(jìn)行ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)，以保證不會因?yàn)槿藛T的變化影響系統(tǒng)的使用。



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