項目啟動會議的召開標志著ERP項目從選型及商務(wù)階段進入實施階段,雙方合作從此拉開序幕。項目啟動會是整個項目過程中重要的里程碑,開好項目啟動會意義重大,直接關(guān)系到日后項目的順利開展。
,項目啟動會是通報會,就是把階段的項目情況向公司管理人員、項目組成員及相關(guān)人員進行通報,使他們了解項目的背景、經(jīng)過和規(guī)劃,為日后好的配合做準備。
其次,項目啟動會是誓師會,通過宣講實施ERP項目的動因及意義,增強員工的緊迫感和使命感,提高公司上下信息化的意識。通過高層的演講,向公司內(nèi)部及實施顧問表達一種決心和信心,從而統(tǒng)一思想、掃清顧慮和障礙。
再次,項目啟動會是培訓(xùn)會,ERP廠商實施顧問的演講,可以使公司員工大體上了解ERP的相關(guān)知識,如果再設(shè)置問答環(huán)節(jié),則可以有針對性地解疑釋惑。
“功夫在當下”
開一個會不難,難的是會前大量和細致的準備工作。前期工作主要是項目資源的配備和溝通,包括組建項目組、任務(wù)計劃及相關(guān)制度,另外就是開展培訓(xùn)和溝通,即讓公司和相關(guān)業(yè)務(wù)骨干等與項目有關(guān)的人員對有一定了解,因為只有了解了才談得上參與、支持和配合。啟動會前的準備工作除了確定會議時間、場地、橫幅、參會人員之外,還包括調(diào)好投影、擴音設(shè)備等,是會議資料的準備。這些資料一般有項目任務(wù)書、實施計劃表、項目公約、演講PPT、講話稿等等。
項目啟動會前,必要時可以召開一個準備會議,集思廣益、拾遺補缺,并對各個環(huán)節(jié)、各項任務(wù)進行安排和協(xié)調(diào),落實到人頭,確保會議屆時能務(wù)實、地進行。組織者可以提前邀請企業(yè)內(nèi)刊記者親臨現(xiàn)場予以采訪、拍照及報道,以擴大項目聲勢及影響。所有準備工作就緒后,項目經(jīng)理應(yīng)將啟動會的安排情況向公司匯報,征求意見,并及時完善,同時應(yīng)將準備好的資料讓公司過目。
啟動會議議程
等前期準備工作都已確定之后,需要下發(fā)項目啟動會通知。通知的主要內(nèi)容是會議議程,議程要清晰表述,即會議時間、地點、參會人員、會議主題,以及簡要說明會議的目的和要求。公司批復(fù)時可以強調(diào)此會的重要性。
啟動會主持人一般由企業(yè)ERP項目經(jīng)理主持,他是建設(shè)方和業(yè)主方的溝通橋梁,也是項目實施的。會議時間不宜安排在周末或下午,也不宜安排在企業(yè)生產(chǎn)忙季或旺季。會議地點以公司內(nèi)部室內(nèi)會場、禮堂為宜,要能夠放置投影儀及懸掛橫幅。參會人員除了公司、管理人員、項目組成員外,還應(yīng)有實施方代表,如ERP廠家高層、實施顧問、客戶經(jīng)理等。會議議程一般是企業(yè)及廠家高層講話。企業(yè)講話時除了宣布項目指導(dǎo)及項目組成員,并向項目經(jīng)理和項目小組成員進行授權(quán)外,還要宣布相關(guān)獎懲制度,給各部門壓力及要求,重要的是顯示對項目的重視和決心。
三個細節(jié)
1、由于項目啟動會議主要是信息展示而不是討論,一般時間應(yīng)控制在半天以內(nèi),因此一些需要與會各方確認或承諾的事宜,需要在啟動會議前溝通清楚,否則會嚴重影響啟動會議的效果。
2、啟動會需要做好會議記錄,并打印出來讓雙方代表簽字,會后由項目辦公室存檔。目的就是讓雙方覺得這是個嚴肅認真的事,要給予充分重視,同時讓雙方感覺項目真正開始實施了,大家的利益是共同的、目標是一致的。
3、項目經(jīng)理在講解實施計劃時,強調(diào)這只是個初稿,項目實施過程中,人員、時間、任務(wù)會根據(jù)具體需要進行調(diào)整。另外,需要強調(diào)項目成敗關(guān)系到公司每個員工的切身利益,每個員工特別是項目組成員,要明確自己的職責(zé)和任務(wù),并有責(zé)任和義務(wù)對發(fā)現(xiàn)的問題進行及時溝通。
詞條
詞條說明
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