財物**，信息化系統(tǒng)解決解決企業(yè)費用管控難題

時間：2017-05-16

一些管理咨詢機構(gòu)通過近年來為數(shù)百家企業(yè)提供預算管控和費用報銷相關的服務后發(fā)現(xiàn)，隨著我國集團公司的形成和發(fā)展，企業(yè)的財務預算管理能力逐步發(fā)展起來，中石油、中石化、中外運等若干個成功案例也逐漸涌現(xiàn)出來。但是，現(xiàn)階段絕大部分企業(yè)預算仍然主要為手工的線下操作模式，并未在執(zhí)行過程中得到有效的監(jiān)控。在國內(nèi)外市場競爭日趨激烈的經(jīng)濟形勢下，財務管理能力如何提升，信息系統(tǒng)如何支撐企業(yè)戰(zhàn)略的落地，開源節(jié)流并且優(yōu)化配置企業(yè)的有限資源，以合理投入獲取較大利益產(chǎn)出，這是當下需要考慮的問題。

一 企業(yè)普遍面臨的挑戰(zhàn)：傳統(tǒng)費用管理及預算控制過程存在的問題

信息化系統(tǒng)解決解決企業(yè)費用管控難題

1. 企業(yè)財務數(shù)據(jù)無法及時獲取和共享

通常企業(yè)內(nèi)與財務相關的軟件僅僅在有限的人員內(nèi)使用，并未得到實時較新及共享，使得企業(yè)管理層無法及時獲取相關經(jīng)營數(shù)據(jù)。由于財務數(shù)據(jù)和業(yè)務發(fā)生數(shù)據(jù)的時間差，常常導致費用發(fā)生一段時間后，待財務做賬時，才發(fā)現(xiàn)預算已經(jīng)嚴重**支。

在企業(yè)**審核費用的過程中，并未有實時的預算執(zhí)行情況數(shù)據(jù)提供審批支持，也是導致預算控制力不強的原因。

2. 企業(yè)財務制度形同虛設

企業(yè)財務制度體現(xiàn)在兩方面，一種為日常財務管理制度，主要表現(xiàn)為差旅、福利相關方面;另一種與日常運營相關，為預算管理制度，主要表現(xiàn)為公司預算執(zhí)行監(jiān)控以及項目預算的管控方面;由于制度都是紙面上的文字，在費用審核過程中受人為操作影響較大，常常導致不符合財務制度的費用被審批。

3. 手工作業(yè)效率低下，出錯率高

傳統(tǒng)財務工作范疇有很多在進行重復的工作，比如憑證的處理，報銷支付等，浪費大量人力處理基礎工作。

二 會計信息化對企業(yè)費用管理及預算控制工作的支撐

信息化系統(tǒng)解決解決企業(yè)費用管控難題

企業(yè)費用管理及預算控制系統(tǒng)的建設前提是基于Internet的系統(tǒng)，讓員工在任意地點都可以進行費用報銷、隨時監(jiān)控報銷過程;讓**隨時隨地可以審批，在審批過程中及時對預算執(zhí)行過程進行審批輔助支持，并監(jiān)

控費用開支是否符合公司財務制度;能夠自動生成記賬憑證，并與網(wǎng)銀實時同步，減少財務手工操作帶

來錯誤并降低財務支付風險。

1. 系統(tǒng)建設原則

由于該系統(tǒng)中包含企業(yè)日常經(jīng)營數(shù)據(jù)，于是對系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性提出了較高要求。保證企業(yè)在各種環(huán)境下的數(shù)據(jù)準確率，以及突發(fā)情況下的數(shù)據(jù)還原機制。安全性方面需要通過登錄安全驗證以及數(shù)據(jù)安全性做雙重保護。

同時，由于避免信息孤島的存在，通常情況下需要與企業(yè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺中的基礎數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，也會涉及與企業(yè)外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸，比如網(wǎng)銀等。因此，對系統(tǒng)的開放性有較高的要求。

2. 費用管理及預算控制

（1）預算編制、審核、變更

系統(tǒng)提供預算編制功能，作為預算控制的基礎依據(jù)，同時需要滿足企業(yè)預算執(zhí)行過程常常碰到的問題，比如滾動預算、彈性預算等;預算審核過程中經(jīng)常出現(xiàn)多個審批人由于不同意見反復修改的問題以及歷史數(shù)據(jù)參考的要求，可以通過線上與線下結(jié)合的方式共同完成。

（2）費用報銷申請及控制

報銷發(fā)起節(jié)點是財務制度控制的源頭，此時需要細化費用類型，并結(jié)合不同的費用中心、成本中心、收入中心等不同中心的考核辦法進行控制，某些固定費用類型只允許在預算內(nèi)申請，某些費用類型可分為預算內(nèi)和預算外的費用審核流程。

為了方便員工報銷，在報銷申請時，可提供信用卡刷卡記錄導入接口，同時可降低相關違規(guī)費用風險。

（3）費用審核及控制

在審核過程中，系統(tǒng)需要給**審批提示，比如：是否**過當前人員報銷標準?是否違反財務制度?是否**當期預算等等;同樣，預算控制方式也與不同中心的考核方式不同而不同。在**預算審批時，能夠?qū)崿F(xiàn)實時預警，告知審批人相關風險。

（4）財務核算

在財務核算階段作為輔助核算工具，提供自動化憑證處理，并及時與網(wǎng)銀進行支付數(shù)據(jù)傳輸，大大減少財務手工工作量。

3. 經(jīng)營決策分析

在費用管理及預算控制系統(tǒng)中，企業(yè)**人員需要知道預算執(zhí)行情況、費用發(fā)生分析等。

預算執(zhí)行情況：顯示各中心的年度總預算、期間預算、已執(zhí)行數(shù)、執(zhí)行中數(shù)據(jù)、剩余預算等;

費用發(fā)生分析：顯示各中心當期以及歷史發(fā)生費用總和及明細，可按照個人、費用類型、項目等不同維護進行統(tǒng)計分析;

三 費用管理及預算控制系統(tǒng)給企業(yè)帶來的**

信息化系統(tǒng)解決解決企業(yè)費用管控難題

縱觀世界上處于競爭優(yōu)勢的大公司，都把信息技術作為推進體制創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的重要手段，在提升企業(yè)管理水平、優(yōu)化管理流程、提高生產(chǎn)效率等方面，**了明顯效果和經(jīng)濟**。在保證投入的基礎上，國外大型公司在信息化建設的過程中，重點考慮數(shù)據(jù)實時與準確控制、會計信息系統(tǒng)集成與數(shù)據(jù)統(tǒng)一、公司組織與流程優(yōu)化的結(jié)合，這些方面的綜合實施保證了會計信息化建設效果的充分發(fā)揮。

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