會議策劃前期工作中需要注意哪些事項？

時間：2023-11-25作者：青島炫穎會展服務(wù)有限公司瀏覽：92

所謂會議策劃是指圍繞會議活動的目的，在、深入分析會議相關(guān)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，運用科學的策劃方法，制訂會議活動方案的創(chuàng)造性思維活動的過程。成功的會議離不開成功的會議策劃與管理，在各種資源的基礎(chǔ)上將會議活動的各個環(huán)節(jié)恰如其分地聯(lián)系起來，是會議組織者面臨的重要問題。







一、會議資料準備注意事項 

1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準備好，注意區(qū)分參會人員的角色（如分成會議主持、參會、參會普通人員），資料按照人員角色分別準備。

2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。 

3、當參會各人員因角色不同需要不同的資料時，應(yīng)當按照人員或單位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領(lǐng)取。 

4、若需要給參會人員發(fā)放品或禮品等，應(yīng)當與會議資料一同準備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會人員。




二、會議通知注意事項 

會議通知分為：口頭通知和書面通知

口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議

書面會議通知需注意以下幾點： 

1、正式的書面會議通知應(yīng)包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。

2、書面會議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會人員，如邀請函、電子郵箱等，如有必要可另行電話通知參會人員。




三、會議議程安排注意事項

1、正式會議開始時一般需要介紹會議整體流程，將會議分為幾項內(nèi)容，如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。 

2、安排會議議程時應(yīng)考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。




四、會場布置注意事項

1、正式會議的會場應(yīng)提前安排好，并在書面會議通知中告知參會人員。

2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌，在會議開始好坐席及銘牌。

3、對于安排好坐席的會場，應(yīng)提前將會議資料袋擺放在坐席上。  

4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時，要調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、幕布、麥克風等器械。 

5、注意各項會場的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實際情況調(diào)整好。  

6、會議組織人員應(yīng)準備好各項會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結(jié)工作。




五、現(xiàn)場簽到注意事項 

1、會議開始前在會場入口處設(shè)立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到。 

2、禮儀小姐應(yīng)做好貴賓的簽到及指引工作。


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