采購檔案管理

時(shí)間：2022-01-06作者：山西榮文環(huán)保科技有限公司瀏覽：222

采購檔案管理方法

一、目地：確保采購檔案材料的真實(shí)有效、一致性和實(shí)效性，不可仿冒、偽造、掩藏或是私自銷毀。

二、應(yīng)用領(lǐng)域：采購主題活動(dòng)中產(chǎn)生的具備考查、運(yùn)用和儲(chǔ)存使用**的文本、工程圖紙、數(shù)據(jù)圖表、聲像、硬盤、光碟等不一樣媒介的歷史數(shù)據(jù)開展搜集、查看、派發(fā)。

三、歸檔范疇： 公司采購檔案的歸檔范疇包含：

（一）公司采購方案實(shí)行文件

1.采購年度工作計(jì)劃與月度方案（立即原材料、間接材料、輔助材料等）

2.采購方案實(shí)行文件（經(jīng)審核的訂單信息，月度零星訂購合同與采購申請(qǐng)單一起歸檔)

3.交貨的檢測(cè)紀(jì)錄團(tuán)本。（檢測(cè)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）

4.每月交貨狀況統(tǒng)計(jì)分析表（交貨完成率）

（二）公司采購早期提前準(zhǔn)備文件

1.采購框架合同、合同書與供應(yīng)商的技術(shù)方案、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議，合同評(píng)審表；

2.審查早期狀況歸納匯報(bào)或交涉匯報(bào)，包含失效供應(yīng)商名冊(cè)及表明、*備選供應(yīng)商名冊(cè)，價(jià)格商討狀況

3.采購方法變更申請(qǐng)書審批（供應(yīng)商轉(zhuǎn)換、供應(yīng)商的工程項(xiàng)目變便），合同書依規(guī)填補(bǔ)、改動(dòng)、中斷或停止等有關(guān)紀(jì)錄（包括配件變便紀(jì)錄）。；

4.采購文件及采購人確定紀(jì)錄，包含供貨方審查、評(píng)審實(shí)施方案、審查整頓紀(jì)錄等相關(guān)文件、 材料。供貨方遞交的P**文件等。

5..采購發(fā)供貨方公函、通告以及變動(dòng)事宜、改動(dòng)表明，；

6..選購采購物資供應(yīng)、服務(wù)項(xiàng)目相對(duì)應(yīng)的達(dá)標(biāo)供應(yīng)商名冊(cè)（**準(zhǔn)許）；

7.供應(yīng)商資質(zhì)審查情況匯報(bào)；審查紀(jì)錄

（三）公司采購招標(biāo)會(huì)（含進(jìn)行的申請(qǐng)辦理、交涉、詢價(jià)采購、*）文件

1.采購招標(biāo)會(huì)文件原件，包含相關(guān)文件、材料等；

2.在采購招標(biāo)會(huì)截止時(shí)間前，供應(yīng)商對(duì)提交的采購回應(yīng)文件開展填補(bǔ)、改動(dòng)或撤銷的紀(jì)錄；

3.接納供應(yīng)商招投標(biāo)（交涉、價(jià)格）的紀(jì)錄；

4.開標(biāo)一覽表；

5.招標(biāo)合同書以及對(duì)應(yīng)的技術(shù)性、質(zhì)量協(xié)議規(guī)范，新項(xiàng)目審查紀(jì)錄。

5.投標(biāo)（交涉、詢價(jià)采購）全過程相關(guān)紀(jì)錄，包含采購新項(xiàng)目試品送到紀(jì)錄；

6.投標(biāo)（交涉、詢價(jià)采購）全過程中別的需記述的事宜。

(四）別的文件

1.供應(yīng)商懷疑品質(zhì)、原材料與處理方式紀(jì)錄及回應(yīng)；

2.供應(yīng)商投訴書、突發(fā)事件處理相關(guān)公文、突發(fā)事件處理決策；

3.采購全過程中的音像制品音頻材料;

4.別的必須歸檔的材料。

四、 搜集管理方法：　各采購部特定采購助手承擔(dān)采購檔案的管理方法，并創(chuàng)建崗位責(zé)任制度。采購合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)由經(jīng)辦工作人員或責(zé)任者將該采購新項(xiàng)目的整套文件原材料開展搜集整理后交檔案管理者歸檔。采購框架合同，由經(jīng)辦工作人員或責(zé)任者次月10號(hào)前把上月與供貨方協(xié)作狀況的相對(duì)應(yīng)材料搜集整理后交檔案管理者歸檔。

五、 歸檔規(guī)定：

（一）采購檔案內(nèi)容齊備詳細(xì)；

（二）采購檔案規(guī)格型號(hào)統(tǒng)一，文件、材料拿紙規(guī)格型號(hào)一律選用國家標(biāo)準(zhǔn)A4紙（施工圖紙可依據(jù)實(shí)際情況明確）

（三）采購檔案正常情況下應(yīng)用初始件，不能用影印件取代（影印件須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽名備注名稱正本主要用途）；

（四）采購檔案中的簽字、印鑒章辦理手續(xù)齊備，主頁應(yīng)該有“采購檔案文件目錄”字眼；有利于存放和運(yùn)用。

（五）檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)歸檔檔案的管理方法，依照歸檔內(nèi)容規(guī)定，承擔(dān)搜集、梳理、立卷、訂裝、定編文件目錄，并確保采購檔案的標(biāo)志清楚合理，保證采購檔案*性存放、儲(chǔ)放井然有序、查看便捷；光碟、硬盤等沒法裝訂的應(yīng)在檔案中統(tǒng)一識(shí)別碼數(shù)據(jù)庫索引，獨(dú)立儲(chǔ)存。

（六）目的性物資供應(yīng)按類型、先后順序開展識(shí)別碼歸檔，檔內(nèi)檔案原材料依照采購工作內(nèi)容排序分別為方案、計(jì)劃實(shí)行文件、交貨檢測(cè)紀(jì)錄、每月交貨狀況統(tǒng)計(jì)分析表。

（七） 招標(biāo)會(huì)采購檔案依照先后順序開展識(shí)別碼歸檔，卷內(nèi)檔案原材料依照采購工作內(nèi)容排序，先后為新項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)行文件、新項(xiàng)目采購提前準(zhǔn)備文件、新項(xiàng)目投標(biāo)（交涉、詢價(jià)采購）文件、新項(xiàng)目審查文件、新項(xiàng)目采購合同書文件、工程驗(yàn)收文件以及它文件材料。

（八）供應(yīng)商檔案按達(dá)標(biāo)供應(yīng)商名單識(shí)別碼開展歸檔，檔內(nèi)檔案原材料按供應(yīng)商企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)代碼、設(shè)備清單，供應(yīng)商品商協(xié)義、技術(shù)方案、質(zhì)量協(xié)議，供應(yīng)產(chǎn)品清單、工程圖紙、P**材料。供應(yīng)商供應(yīng)業(yè)績(jī)考核按月歸檔。

（九）采購檔案（招標(biāo)有關(guān)檔案）的儲(chǔ)存限期需從采購?fù)戤呏掌鸩簧儆谑辍?/p>

非招標(biāo)（交易量）供應(yīng)商的采購相對(duì)應(yīng)文件存放限期需從采購?fù)戤呏掌鸩簧儆谖迥?；采購全過程中視頻錄制的音頻、錄影材料存放限期從采購?fù)戤呏掌鸩簧儆谖迥?。磁介質(zhì)，電子器件物質(zhì)交給企業(yè)統(tǒng)一存放；采購全過程中由供應(yīng)商制做的新項(xiàng)目試品，需從采購?fù)戤呏盏氖鍌€(gè)工作中內(nèi)由采購企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人通告有關(guān)供應(yīng)商自主領(lǐng)到或退還。

六、檔案應(yīng)用：

（一）采購檔案沒經(jīng)檔案管理者備案并經(jīng)采購部責(zé)任人準(zhǔn)許，不可私自查看、打印或外借采購檔案。（經(jīng)理以上崗位可以同時(shí)找助手備案查閱。各單位科長(zhǎng)經(jīng)采購部責(zé)任人允許后可以查看。采購部工作人員可查看自身工作中區(qū)域內(nèi)的相關(guān)資料，經(jīng)采購部責(zé)任人允許后可查看其他材料）

（二）檔案應(yīng)用單位解決檔案的信息保密、*性和詳細(xì)承擔(dān)，不可散播、破損、修改、借于、拆開、抽換。

（三）采購新項(xiàng)目檔案管理者工作中變化，應(yīng)按照規(guī)定申請(qǐng)辦理檔案轉(zhuǎn)交辦理手續(xù)，并經(jīng)采購部責(zé)任人簽名確定。

七、檔案銷毀： 采購檔案，應(yīng)按下列程序流程銷毀：

（一）檔案管理者明確提出檔案銷毀明細(xì)及銷毀建議，并登記造冊(cè)；

（二）銷毀意見報(bào)主要負(fù)責(zé)人審批報(bào)企業(yè)總經(jīng)辦報(bào)備；

（三）銷毀采購檔案時(shí)，應(yīng)邀約企業(yè)牽涉到相對(duì)應(yīng)檔案的平級(jí)單位工作人員參與當(dāng)場(chǎng)監(jiān)銷；

（四）銷毀采購檔案前，檔案存放工作人員和當(dāng)場(chǎng)監(jiān)銷工作人員，應(yīng)用心核查核對(duì)銷毀的檔案，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。





山西榮文環(huán)?？萍加邢薰緦Ｗ⒂跈n案銷毀,電子產(chǎn)品銷毀,合同銷毀,涉密載體銷毀,太原化妝品銷毀,太原資料銷毀等

• 詞條

  詞條說明

• 資料銷毀方法

  一、通常，文件銷毀、文檔銷毀、檔案銷毀等紙質(zhì)資料銷毀有三種方法：1、機(jī)械粉碎機(jī)械粉碎：采用粉碎機(jī)械進(jìn)行粉碎，紙質(zhì)文檔變成紙條或者成小碎片。對(duì)于小批量的資料可以采取自己機(jī)械粉碎，保證信息不外流。2、熔漿再生熔漿再生：將廢舊的紙?jiān)俅稳蹫榧垵{，再造新紙。對(duì)于一般的書籍，報(bào)紙，紙板等不含涉密信息的資料、文件、文檔、檔案適用。3、焚燒處理焚燒處理：采用專業(yè)的焚燒爐對(duì)資料進(jìn)行焚燒（城區(qū)禁止隨意在空地進(jìn)行焚燒）

• 涉密載體以及涉密載體銷毀要注意的五點(diǎn)

  現(xiàn)階段市場(chǎng)上的信息銷毀技術(shù)主要包含遮蓋技術(shù)、去磁技術(shù)、破碎技術(shù)和融化技術(shù)，相對(duì)應(yīng)的銷毀機(jī)器設(shè)備包含數(shù)據(jù)信息擦掉APP、消磁機(jī)、破碎機(jī)和高溫融化機(jī)等。目前技術(shù)徹底可以達(dá)到不一樣級(jí)別的信息保密規(guī)定。但依然有很多人覺得僅有選購優(yōu)秀的涉密載體銷毀機(jī)器設(shè)備才可以保證信息銷毀的*性。但客觀事實(shí)并不是這樣。有很多信息保密信息的泄露點(diǎn)并非在涉密載體的銷毀連接點(diǎn)上，反而是涉密載體及涉密信息的儲(chǔ)存企業(yè)管理方法不健全

• 文件如何銷毀?檔案如何銷毀?財(cái)務(wù)文件如何銷毀?

  很多銷頭痛的問題，過多沒必要儲(chǔ)存的文件占有室內(nèi)空間，每一次搬新家還需要費(fèi)時(shí)費(fèi)勁，文件的量大，簡(jiǎn)易地粉碎機(jī)銷毀量太少，九牛一毛。許多文件牽涉到許多保密，不可以隨便丟掉，防止保密文件泄漏，交到環(huán)境衛(wèi)生不可以安心。文件怎樣銷毀呢？檔案資料怎樣銷毀呢？會(huì)計(jì)文件怎樣銷毀呢？根據(jù)以上緣故，必須專業(yè)授權(quán)委托銷毀企業(yè)供應(yīng)專業(yè)的銷毀服務(wù)項(xiàng)目。具備技術(shù)專業(yè)銷毀資質(zhì)證書的企業(yè)十分必要，她們具備大中型的粉碎機(jī)器設(shè)備、一站

• 【合同銷毀】合同到期一般要存放多長(zhǎng)時(shí)間才能進(jìn)行銷毀

  合同到期一般要存放多長(zhǎng)時(shí)間才能進(jìn)行銷毀一、合同履行完畢需要保存多久至少二年的時(shí)間。根據(jù)《勞動(dòng)合同法》*五十條的規(guī)定，用人來單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在十五源日內(nèi)為勞動(dòng)百者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。勞動(dòng)者應(yīng)當(dāng)按照雙方約定，辦理度工作交接。用人單位依照本法有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)?，在辦結(jié)工作交接時(shí)支付。用人單位知對(duì)已經(jīng)解道除或者終止的勞動(dòng)合同的文