活動策劃公司：項目執(zhí)行的五大環(huán)節(jié)

時間：2020-01-05作者：東莞市千揚文化傳播有限公司瀏覽：450

一、活動環(huán)節(jié)一：溝通信息
    信息溝通是活動執(zhí)行中的**環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的基礎，也能盡可能避免由于活動理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。因此活動執(zhí)行負責人須在活動正式籌備之前，與**和其它人士進行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭取了解盡可能多的信息，填寫下列活動信息溝通表，再籌劃下一步工作。
二、活動環(huán)節(jié)二：方案制度
    活動方案是活動執(zhí)行的指導性文件。在活動信息溝通完成之后，執(zhí)行負責人填寫活動信息溝
通表，自己或執(zhí)行方制定活動方案與活動執(zhí)行方案（初稿），組織各處室討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案（*二版），提交給**審閱，最后根據(jù)**反饋意見制定活動執(zhí)行方案（較終版）。其整體流程如下:
    一般性活動簡要方案基本要素：1、活動名稱與目的；2、活動時間與地點；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；4、與會**、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、簡要流程。
    活動精細方案基本要素：1、活動名稱、背景、目的、意義與口號；2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單；3、活動時間地點；4、活動與會**、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、活動詳細流程；6、贊助機構與合作媒體；7、活動會務服務；8、其它事項。
三、活動環(huán)節(jié)三：開會分工
    活動前期，成立活動小組，由小組負責人定期召開活動信息溝通會議，進行初步的工作分工。?活動方案確定后，執(zhí)行負責人召集全體工作人員，舉行活動工作安排會，詳細介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解全體人員時間和工作任務情況，聽取反饋建議，及時進行工作調(diào)整與方案完善，較終確定全體人員分工：（根據(jù)活動的規(guī)模及性質，報請**召開各部分協(xié)調(diào)會，得到更多的部分協(xié)助）
工作安排會三個目的：?1、講述活動各項情況；?2、明確人員分工安排；?3、聽取反饋意見。?
工作安排會環(huán)節(jié)：?1、執(zhí)行負責人主持會議，介紹活動基本情況；?2、執(zhí)行負責人介紹人員分工安排；?3、工作人員重述自身職責與安排；?4、聽取反饋意見并及時協(xié)調(diào)；?5、**總結發(fā)言。
分工管理方法：?
    由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜。為了提高活動實施階段的管理效率，實施操作程序的管理。?
    由項目負責人制定整體工作分工方案，然后由各項工作的具體負責人再去制定針對自身工作的詳細分工計劃，再交于項目負責人進行計劃匯總，以此控制整個活動進程。?
項目負責人制。項目負責人的統(tǒng)一安排，團結協(xié)作互相配合，所安排的人員，從活動籌備前期到活動現(xiàn)場執(zhí)行，再到活動后期，一直負責到底，從而進一步保證活動的進程速度和效率。
四、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備
在明確活動方案和人員分工，正式進入活動籌備環(huán)節(jié)，活動籌備是活動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細化深入的過程，主要包括以下內(nèi)容：現(xiàn)場勘查、來賓邀請接待、活動進度、物料準備、現(xiàn)場布臵、應急預案、公安消防、后勤**、財務預算與文件管理。
1、來賓邀請接待及接待方案；2、活動進度；3、物料準備；4、現(xiàn)場布臵；5、應急預案；
AV部分?
    現(xiàn)場所有AV設備（包括筆記本電腦）均需在活動進場前、進場后進行多次檢查，以確保所有設備的良好運轉；
活動進行中對所有文件同時在兩臺筆記本上備份，以防現(xiàn)場一部出現(xiàn)問題馬上可切換另一部；
天氣變化；安保事件；?
    在活動區(qū)域周圍及主要通道處安排工作人員及保安，防止中途發(fā)生突發(fā)事件，如發(fā)生意
外變化及時疏導來賓；?
    如場內(nèi)發(fā)生混亂時由場內(nèi)的工作人員及禮儀迅速****到安全區(qū)域，確保在場**的
安全；
同時負責人利用場內(nèi)廣播對場內(nèi)的人員進行引導和疏散。
6、公安消防?
活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；
安全工作人員情況、數(shù)量和任務分配、識別標志；
場地建筑和設施的消防、安全情況；
入場票證的管理、查驗措施；
場地人員的核定容量；
迅速疏散人員的預備措施。
7、后勤**?
安排專門工作人員負責用餐預訂及送達；
*工作人員用車和司機；
文件打印、資料裝袋、運輸和存放；
物品領取登記、生活用水、禮品。
8、財務預算
9、文件管理
活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關證件票據(jù)等，需及時整理，讓文件在活動的過程在各個需要文件的工作人員中及時傳遞。讓工作人員能及時了解整個活動過程，從而提高工作效率。
10、活動相關物資。
五、活動環(huán)節(jié)五：全體排練
     針對重大公開活動，或其它有重要**參加的活動，需提前對重要環(huán)節(jié)進行排練，以增加工作人員活動執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括**接待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、**歡送環(huán)節(jié)，其中重要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多，需要多人的配合，通常需要進行多次排練。?


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