會展項目管理軟件如何選擇

時間：2022-11-03作者：浙江魔塊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司瀏覽：221

會展項目管理軟件如何選擇

隨著項目管理理念的普及和逐步成熟，越來越多的企業(yè)開始意識到項目管理軟件對項目實施的重要作用，并期待通過部署專業(yè)的項目管理軟件來提高企業(yè)的項目管理能力。

一、項目管理軟件，為企業(yè)降本增效

一個完整的項目管理活動如果純靠手工管理，管理人員需要花費大量的精力來計算、觀察、監(jiān)測和分析，費時費力還出錯率高，是麻煩且高風(fēng)險的行為。而如果借助于項目管理軟件，讓項目的數(shù)據(jù)和進度在軟件上通過算法運行，管理人員的工作會輕松很多。合適的項目管理軟件對企業(yè)生產(chǎn)和管理活動意義重大，能夠通過提高運營效率、提高項目成功率、提高整體管理水平等為企業(yè)降本增效。

①提高運營效率

企業(yè)引進使用管理工具是管理方式的較大轉(zhuǎn)變，對管理形式和工作習(xí)慣的轉(zhuǎn)換。從手工管理到系統(tǒng)自動運行，管理人員只需要把相關(guān)內(nèi)容錄入到系統(tǒng)上，項目就會自動運行并分析、計算出相應(yīng)的結(jié)論和數(shù)據(jù)，得到相應(yīng)的表單和報表。管理人員不再需要自己逐個較新數(shù)據(jù)和計算，工作效率會得到顯著提升。

②提高項目成功率

項目數(shù)據(jù)在項目管理工具上運行，除了提高管理人員的效率之外，還可以減少手工管理帶來的錯誤率——數(shù)據(jù)的自動運行，讓項目管理人員不再承擔(dān)項目數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致的偏差風(fēng)險，可以有更多時間從整體上把握和管理項目，分析項目的各項結(jié)果，并根據(jù)項目情況預(yù)測風(fēng)險、解決問題，提高項目的成功率。

③提高企業(yè)整體管理水平

專業(yè)的項目管理工具都有科學(xué)的方 ** 做支撐，能夠很好的貫徹執(zhí)行項目管理的理論和思想，讓項目按照系統(tǒng)的邏輯運行，這樣就有利于管理人員理解和實踐優(yōu)秀的項目管理方 ** ，提高自身的管理水平。

二、根據(jù)項目類型選擇合適的項目管理軟件

項目管理軟件能夠給企業(yè)降本增效，然而企業(yè)如何選擇適宜的項目管理軟件則非?？简炦x型人員，因為企業(yè)隸屬不**業(yè)、處在不同階段，對項目管理的要求都不一樣，選擇項目管理軟件時的側(cè)重點也就不一樣。因此，企業(yè)在選擇項目管理軟件之前，除了需要厘清自身業(yè)務(wù)需求之外，還需要對軟件類型和適用范圍有一定了解，不同領(lǐng)域、不同的性能以及不同的部署方式，都有不同的選擇。

①按領(lǐng)域：工程類和非工程類

不同領(lǐng)域的項目有不同的特點，在項目管理中的側(cè)重點也會有所不同。從大體上來說，項目管理可以分為工程類和非工程類兩大類，工程類項目包括建筑工程、水利電力工程、裝飾工程、工程施工等方面，涉及到設(shè)備、設(shè)計、物料的管理，專業(yè)程度高，管理范圍和管理過程與非工程類項目管理迥異，因此工程類的項目管理軟件自成一派。

非工程類項目管理軟件應(yīng)用的行業(yè)會較廣泛一點，涉及到項目的計劃、進度、資源、財務(wù)、文檔等方面的管理，關(guān)注的重點一般在時間、效率和交付物質(zhì)量等。非工程類的項目管理應(yīng)用較為廣泛的是三個領(lǐng)域：IT、產(chǎn)品研發(fā)、專業(yè)服務(wù)。IT項目主要指信息系統(tǒng)，為用戶提供信息共享功能，同時，將硬件、軟件、業(yè)務(wù)、信息、服務(wù)、人員**結(jié)合起來，形成一體化網(wǎng)絡(luò)管理平臺，以整合信息資源，提高管理效率與經(jīng)營效率。比如金融業(yè)的項目大多數(shù)是IT項目，通常來講，會關(guān)注項目的全生命周期和項目流程的控制；產(chǎn)品研發(fā)包括制造業(yè)新產(chǎn)品研發(fā)和軟件開發(fā)，制造業(yè)關(guān)注研發(fā)過程的跟蹤和管理，軟件開發(fā)行業(yè)則貫穿應(yīng)用開發(fā)的全生命周期；專業(yè)服務(wù)項目包括咨詢、營銷、設(shè)計等領(lǐng)域，注重時間、人力和客戶滿意度。

③按功能：團隊協(xié)作類和企業(yè)級項目管理

針對不同的企業(yè)規(guī)模、管理成熟度，項目管理軟件有不同的分類。

當(dāng)企業(yè)規(guī)模較小、管理的成熟度不高時，企業(yè)可能不需要涉及到項目管理的全流程，而是較關(guān)注項目的進度、團隊協(xié)作能力以及任務(wù)協(xié)同等部分流程，這個時候企業(yè)往往會選擇輕量型的協(xié)作類管理軟件，這類軟件也有項目的概念，但是只關(guān)注項目的進度或任務(wù)層面，注重團隊協(xié)作和任務(wù)管理，不需要經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)訓(xùn)練的項目管理人才也能*上手操作，使用門檻低。

與協(xié)作類項目管理軟件相對的是企業(yè)級的項目管理軟件，覆蓋項目從立項到結(jié)項的全生命周期，并涉及到企業(yè)戰(zhàn)略的落地。對于企業(yè)級項目管理來說，實現(xiàn)投資收益較大化是非常重要的，因此企業(yè)的成本、收益、資源分配是關(guān)注重點；而企業(yè)戰(zhàn)略決定了企業(yè)的盈利模式和發(fā)展方向，企業(yè)級項目必須從戰(zhàn)略出發(fā)。企業(yè)級項目管理軟件涉及到項目的成本、團隊、資源、組合、戰(zhàn)略、收益等內(nèi)容，適合管理成熟度高的企業(yè)使用，這類企業(yè)一般有專業(yè)的項目管理人員或PMO，企業(yè)規(guī)模也相對較大。

③按部署方式：本地安裝、云服務(wù)

軟件的部署方式一般都分為本地安裝和云服務(wù)兩種，項目管理軟件也不例外。本地安裝需要部署服務(wù)器，成本較高、實施周期長但安全性較強；云服務(wù)部署則是部署在云服務(wù)器上，不需要運維步驟和成本，但安全性上不如本地部署。市面上的項目管理軟件同時支持本地安裝和云服務(wù)版本的也有不少，因此企業(yè)選擇時更多的是考慮自身的項目管理情況。

三、選擇項目管理軟件的基本原則

隨著項目管理市場的趨漸成熟，市面上的項目管理軟件也越來越多，對于企業(yè)來說，選擇越來越多，一方面較有利于選到較匹配的，但另一方面也增加了選擇風(fēng)險，因此企業(yè)需要掌握一些辨別和選擇技巧，讓較合適的項目管理軟件來助力企業(yè)項目管理升級。

企業(yè)選擇項目管理前需要做的功課分為兩個方面，一個是自身角度，一個是軟件角度。

①自身角度

自身角度是指企業(yè)要充分了解自身的項目情況，包括項目的規(guī)模、管理的成熟度、購買項目管理軟件的預(yù)算等，初步判斷自己需要哪些功能、部署方式等，方便有針對性的尋找合適的項目管理軟件。

②軟件角度

對自身狀況有了了解之外，需要從軟件角度考量項目與軟件的匹配性。對符合條件的項目管理軟件做調(diào)查，除了功能方面，還需要重點關(guān)注其支撐軟件運行的方 ** 和理念，從科學(xué)性和專業(yè)度進行考量；另外還可以關(guān)注一下備選項目管理軟件在本行業(yè)的成功案例，有必要的話可以去現(xiàn)場考察，以評估該軟件的實施水平。

四、企業(yè)級項目管理軟件，選擇易趨

對于企業(yè)來說，即使現(xiàn)在的項目管理成熟度不夠高，也需要不斷提升自身的管理水平，并以達到企業(yè)級管理標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)。用企業(yè)級項目管理軟件來規(guī)范項目管理的流程，將較佳實踐固化，對提升企業(yè)的項目管理水平和能力有積極作用，以下以易趨為例，展示企業(yè)級項目管理軟件是如何幫助企業(yè)提升項目成功率、實現(xiàn)投資收益較大化，從而提高管理水平和成熟度的。

①財務(wù)規(guī)劃+收益分析

企業(yè)是以營利為目的的，因此項目的成本和收益非常重要，企業(yè)級項目管理軟件較好要支持精細化管理項目財務(wù)。管理層對項目財務(wù)成本（費用、采購）和收益進行分析規(guī)劃，執(zhí)行層在項目執(zhí)行過程中匯報實際成本，再由管理層統(tǒng)計、分析實際與預(yù)算的偏差，根據(jù)偏差進行收益分析和決策，使得組合的成本可控、收益實現(xiàn)較大化。

在易趨上，管理層根據(jù)實際情況做財務(wù)規(guī)劃，對每個項目制定相應(yīng)的費用預(yù)算、采購預(yù)算和收益預(yù)算，實現(xiàn)成本控制和收益評估，下圖為費用預(yù)算視圖：

執(zhí)行層則通過費用單、采購合同、銷售合同匯報項目實際發(fā)生的費用和收益，系統(tǒng)對所有數(shù)據(jù)的收集為管理層后續(xù)的收益分析提供實際、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，下圖為費用單匯報視圖：

②里程碑計劃+項目分解計劃

對于企業(yè)級項目管理軟件來說，項目的全生命周期都要覆蓋，所以項目計劃也會較復(fù)雜，不僅要制定面向執(zhí)行層的WBS計劃，也要考慮到高層**的需求，制定符合他們需求的里程碑計劃。

里程碑計劃是重大節(jié)點的項目計劃，方便管理層查看和監(jiān)控重大階段的項目進度和交付物情況，有助于管理層掌握具體某個項目的質(zhì)量和進度，如圖：

而對于執(zhí)行層來說，里程碑計劃的管理顆粒度太大，他們較關(guān)注具體項目的計劃和任務(wù)，專門針對執(zhí)行層的項目分解計劃，以WBS、甘特圖、關(guān)鍵路徑等豐富視圖展示具體的項目計劃，執(zhí)行層可一目了然項目的計劃：

3.團隊管理+資源能力規(guī)劃

企業(yè)級的項目管理活動要對企業(yè)的利益和收益負責(zé)，所以合理分配資源十分重要。對于管理層來說，他們需要看的是資源的整體分配情況；而執(zhí)行層則需要執(zhí)行具體的資源調(diào)撥計劃。

管理層通過資源能力規(guī)劃模塊總覽資源情況，了解人員的工作負荷情況，方便管理層了掌握資源動態(tài)，如圖：

執(zhí)行層的資源分配則由團隊經(jīng)理或者資源經(jīng)理進行，他們根據(jù)人員的角色定位和項目經(jīng)理的資源申請，合理分配角色和工時：

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