參展必看：如何成功參加一次展會展前、展中、展后處理篇

時間：2023-10-26作者：北京安薩國際展覽有限公司瀏覽：40

參展必看：如何成功參加一次展會之展前準備、展中行銷及展后處理篇 

   北京安薩展覽有限公司——宣

參加展會？你準備好了嗎？看完下文，你就知道！




眾所周知，展覽會其他行銷方式是因為買家透過展會對產(chǎn)品有直接的接觸，對產(chǎn)品會有、深刻的認知及印象。同時在展位內與買家面對面的接觸，會因展會現(xiàn)場不屬任何買賣雙方所擁有的私有領域，及在時間上有所限制的這種氛圍，造成易使人產(chǎn)生以平等、積的態(tài)度進行談判。這種高度競爭的氣氛，正是企業(yè)銷售商品，開拓市場時重要的利器。所以我們針對如此的銷售利器，來做的準備，以能達到的預期的效果。










參加一個展會要做 「展前準備」、「展中行銷」與「展后處理及行銷」等三個階段的準備，分別說明如下：




01、展前準備




一、展會團隊建立




由于展前準備事項繁多，所以成立一個專案團隊，各單位的規(guī)則，在分配人員工作內容，團隊小組除負責與主辦單位聯(lián)絡外，并召開會議就參展目的、主題、目標、預算及應注意事項，擬定成各項的工作計劃書（如展品、裝潢、展覽行銷、人員訓練及后勤支援計劃等），并配合主辦單位的進度及時推動。




二、精選展品項目




參展用的展品及宣傳品務必要提早準備，且與參展進度相配合。為確保展品能符合觀展者的需要，參展商要有嚴謹?shù)奶暨x展品步驟，先要擬定展品主題的內容，以配合展會的品項的屬性，其次，將所開發(fā)出來的展品與設定的主題及目標客戶需求相較，后決定所要的參展的展品。再來，應就終選定的展品制作基本資料及宣傳品，以供展場接待客戶人員介紹展品之依據(jù)。展場常見的宣傳品包括產(chǎn)品型錄、工作人員名片、DM、手提袋、CD等。




三、周詳?shù)娜藛T訓練




由于，展覽期間短暫，參展商訓練一批展場人員，要讓買家在短時間內即能明了展示產(chǎn)品，并立即解答詢問內容，以留住或接待多的有效客戶。







展會工作人員還有兩點需要注意：




職業(yè)裝

參展前2-3個月，為自己參展精心選購新職業(yè)裝，一般展會前2天穿黑色或深色職業(yè)裝，后面2天會穿亮色和花色職業(yè)裝，這樣搭配參展效果。




因為重視職業(yè)裝，展會個人形象氣質不斷提升，讓客戶在展會見到你的那一刻就被吸引，無形中信任你，愿意和你聊產(chǎn)品，從而記住你，自然而然得到接觸跟進客戶的機會越來越多。




個人物品

列出詳細的參展個人物品清單：包含報價表，本子，筆，名片夾，充電器，訂書機，訂書針，職業(yè)裝，鞋子，化妝包......參展周按照個人清單打包好行李就行，快捷又不漏帶東西。




這里著重強調一下報價單，報價單不是簡單打印出來用訂書機訂一下就完事，建議專門去文具店買一個活頁夾，把報價單一頁一頁整理到活頁夾里。在展位當你翻開你的報價單，放到客戶面前，這點小細節(jié)馬上給客戶不一樣的感覺，顯得既職業(yè)又！







三、積的展前行銷




參展除了可遇見主辦單位力邀請的買家外，也是一年當中，可相約多個買家一次碰面的機會，所以展前就要有積的行銷動作。




在展前先告知目標買家參展的資訊，進而讓買家有前來觀展的意愿，在聯(lián)絡的當中甚至可根據(jù)買家的意見，進而修正展覽的計劃與內容。在實際行銷工具上，包括：邀請信函、期刊廣告、網(wǎng)頁宣傳及媒體報導等；在實際行動上，可先寄發(fā)邀請函，未回覆者再以電子郵件通知，后則再以電話直接邀請，以確認邀請買家的意愿。







參展前2周

參展前2周，向意向客戶單發(fā)展會邀請函郵件，并把展會邀請函做成正式的PDF文件，附上公司抬頭，展會信息（展會名，時間，地點，展位號，展位指引等），留下聯(lián)系電話和自己的職業(yè)照片。




參展前1周

參展前1周，繼續(xù)給約好要在展會見面或自己非常希望在這次展會面談但客戶未明確回復要來的客戶發(fā)一封簡單郵件，表示自己非常很高興或希望在這次展會和他們有面談的機會，順帶在郵件附件里展示幾款新款產(chǎn)品圖片吸引客戶。




布完展當天

布完展當天，把布置好的展位多角度拍攝幾張圖片，通過郵件發(fā)送給跟進客戶，并在微信朋友圈等發(fā)個新POST。讓所有認識你的人都知道現(xiàn)在在哪里參展，展位號，展位布置成什么樣。




很多之前忽視你郵件邀請函的客戶，可能閑暇時看到你的POST新就會被吸引過來你們展位。緊接著當天給這次展會計劃搞定的目標客人一一發(fā)短信，再次告知展位信息，留下碼及公司名稱，方便他們在展會期間，及時快速聯(lián)系上你找到你。







02、展中行銷

所謂的「展中行銷」，是指參展人員自到達會場開始，至展覽結束為止，在展覽期間為落實展前企劃內容、達成展覽目標的行銷作為，這包括：裝潢布置、接待客戶、展中促銷、商情搜集、展中會議等。主要分為五個要訣：




一、主題明確的產(chǎn)品布置




展位的裝潢、布置應遵守主辦單位的進（退）場時間規(guī)定，所以務必掌握布展的作業(yè)進度，也可避免后續(xù)展品進場陳列、布置時間的延遲。另外，關于展品進場的時機，若是展品較多、陳列費時，至少也要先保留主力產(chǎn)品，待開幕刻再陳列即可。當然，展品送達的狀態(tài)也注意，應檢查數(shù)量是否正確、是否受損，若有異樣也應找公證單位前來處理，或將損壞情況、包裝方式詳加記錄，以做為下次參展展品運送、包裝改進的依據(jù)。后，對于展品包材與廢棄物也應妥善處理，除非展品展后不再包裝，否則如紙箱、木箱、物等包裝材料，應妥善儲存。




二、因勢利導的待客之道




在展會中，接待來訪客戶的技巧相當重要，往往是決定交易能否成功的關鍵。，當客戶蒞臨展位時，接待人員并不是馬上上前就是的接待，而是辨別客戶的肢體語言，并捉住時機去接近客戶，如此往往能提高接觸效率與成交機會。在正式接觸、交換后，就直接詢問對方有興趣的展品，以及公司主要業(yè)務等有意義的問題，并繼續(xù)探求觀展者的特性（如進口商、批發(fā)商、代理商、零售商、終端消費者等）、觀展者的實力（營業(yè)額、資本額、員工數(shù)、采購往來對象等）、觀展者來訪目的等，再決定后續(xù)采取的洽談對策。




事實上，在展場接觸的參觀者中，會遇到同業(yè)來打探商情，主力接待人員便要有能力在三十秒內判斷出來，并交由輔助接待人員予以打發(fā)，避免浪費時間與唇舌。在展示推銷技巧方面，主要還是要從客戶關心的問題出發(fā)，尤其進口商對于產(chǎn)品所帶來效益的重視，往往甚于產(chǎn)品所呈現(xiàn)的特色，因此在售價、終端客戶可接受價格、可獲毛利與提供服務方面的介紹資訊，往往比較吸引顧客的注目，此點可在展示推銷中多加運用、轉換。




至于，在現(xiàn)場報價部分，公司應標準作業(yè)程序，對目標客戶應先充分了解客戶性質、采購數(shù)量等資訊后，再提供報價；而對于詢價客戶或競爭者之應對，除可采反制擾亂策略外，也可以請對方留下名片，并告知再聯(lián)絡。問話技巧關系成交與否？盡量避免密閉式兩分法的問法，「是」或「不是」、「要」或「不要」，要多利用開放式問法，引誘消費者談話，引起他談需求，他所要的。







三、適時一擊的展中促銷




在實務中其實早已證明，在展中進行促銷活動，比沒有實施的企業(yè)，能明顯吸引多的人潮至展位參觀，企業(yè)只要運用得當，不僅可在眾多參展商中異軍突起、達成宣傳效果，能促成后續(xù)的交易活動。




DM、型錄在內容的設計上也應力求精美，才能達到宣傳效果。建議不要全部任由參觀者自由取閱，發(fā)放的對象仍有所選擇，較詳細之型錄及CD則贈予深具潛力之買主，以致贈品的方式送上，必要時可以征得其同意后，郵寄至其室，不但提高買主的印象，也借機制造二次聯(lián)絡機會，單頁之簡單型錄可以讓參觀買主自行取閱，另外，發(fā)放具實用、特性、內容要符合形象的、品質良好的宣傳贈品，也足以吸引觀展者的目光，后，也可運用多媒體效果來達成創(chuàng)造人潮、傳播資訊、教育觀眾的目的，以提升觀展者對展品或企業(yè)的認識。

四、知己知彼的商情搜集




「展會」既是打敗對手的戰(zhàn)場，也是認識對手、吸取對手經(jīng)驗直接的觀摩場所。因此，參展商在展場進行商情搜集至為重要，重視的企業(yè)還會找專人負責。一般在展場從事搜時機有兩個，其一是在自己展位布置完、展會開幕前至各家展位了解有哪些現(xiàn)有或潛在競爭者、上游供應商、下游客戶、替代性產(chǎn)品參展，以決定展中后續(xù)的商情搜集對象；其二是在展覽開始期間，參展人員可利用輪空時間，定的商情搜集對象進行觀察、詢問、資料搜集等工作。




至于，在展中所獲得的商情資訊，仍有必要由專人進行整理、分類與保管，并適時將重要內容呈報主管，或做為展中行銷或未來行銷研究的參考。







五、快速反應的展中會議




在展會中，競爭無所不在，爭取客戶的招數(shù)也是五花八門，如何隨機應變也成為力挽狂瀾或乘勝追擊的重要反應能力。鑒此，一般即透過展中會議的召開，來凝聚全員共識、落實展中作業(yè)，并進一步跟蹤參展績效、調整對策，以達成參展的預定目標。在實務上，一般展中會議可利用「展覽開始晚」、「每日展覽開始前及結束后」、「展覽結束的晚」等時段召開，以提醒、確認各個參展工作人員應注意及負責事項，并檢討工作成果、缺失或競爭者作法，以做為隔天或未來因應參展工作的依據(jù)。







TIPS：




1. 參展期間保持充足的睡眠很重要，這樣才能在展位保持良好的精神狀態(tài)。




2. 精神高度集中，時刻保持微笑，時刻準備著跟走進展位的每個客戶聊上幾句，介紹產(chǎn)品或公司。




3. 參展的目的不是多接名片，是要修煉能耐吸引客人自愿在展位多逗留幾分鐘，自愿坐下來，和你多談談產(chǎn)品，了解了解你的產(chǎn)品和工廠，讓客人記住你。




4. 展會結束當晚，馬上郵件跟蹤客戶，速度（效率）很重要。利用及時的展中跟進，讓客戶記住了你，為以后繼續(xù)和客戶深入溝通交流贏得寶貴的機會。




5. 參展只有4天，抓住展中3晚時間，爭分奪秒跟進客戶，為自己爭取機會。




6. 參展期間要學會察言觀色，練就自己的火眼金睛，慢慢你就能從客戶的衣著打扮，走路的姿勢等基本信息判斷出這個客戶來自哪里，是大客戶還是小客戶。從客人和你交談的言談舉止里分析客人對你的產(chǎn)品是真感興趣還是只是簡單了解一下問問而已。




7. 參展期間，不要太貪心，不要想著每個客戶都搶著自己接待。這樣會讓其他同事不滿或跟你一樣在展位爭搶客戶，讓客戶覺得我們的團隊很差勁，沒有一點團隊精神。一次能碰到1到2個大客戶，集中精力搞定就很不錯，太貪心會得不償失。




8. 參展期間客人要在展位馬上拿走樣品，可以嗎？

建議大家不要把參展樣品給客戶，是馬上通知跟單查庫存，讓工程測試樣品OK再寄客戶酒店。




你可以向客人解釋因為參展樣品很多時候是拿倉庫庫存機器，很有可能出現(xiàn)功能問題或者版本迭代的問題，客人聽了這樣的解釋都能理解和接受。如果次樣品就讓客人失望，那寶貴的機會就此丟失，太可惜了。







03、展后處理










簡單的說，「展后處理」指的就是展覽結束后展場應處理的「展品處理」與「單據(jù)整理」兩項工作，前者如展品包裝、確認展品去向、點交展品運送，以及展品復原歸位等事項；后者則是確保公司表單及費用單據(jù)的完整性，以有效建檔成公司資料庫，或確認經(jīng)費執(zhí)行結果。




至于，「展后再行銷」則是在展覽結束、返回企業(yè)后，業(yè)務人員根據(jù)展覽期間所搜集的訪客資料再次與客戶聯(lián)絡，以促成客戶下單的工作，包括：「訪客紀錄篩選」、「展后聯(lián)絡與跟催」，以及「展后資料建檔」等工作。其中，值得注意的是「展后聯(lián)絡與跟催」工作，一般展后48小時為期。未及時向客戶致函感謝或回應展中交辦事項與關心議題等工作，則可能因而讓競爭者捷足先登而喪失商機。其后，再于七天內與客戶再次聯(lián)絡，以確認是否已收到感謝函，且進一步接洽客戶交辦事項處理，或借以了解客戶的其他需求，以彰顯企業(yè)的與熱忱。




還有，耐心的持續(xù)跟催、跟催、再跟催，往往是成功獲得買主青睞的重要工夫，根據(jù)統(tǒng)計，有三分之一的潛在客戶會在一個月內回覆訊息，展后開始與客戶聯(lián)絡、跟催，至看到成果，平均也要花上三至八個月的時間，「好事多磨」可說是從事行銷業(yè)務工作者該有的認知與精神。后要進入?yún)⒄箍冃z討、評估作業(yè)階段。一般評估參展績效可分為五步驟，包括：「搜集績效數(shù)據(jù)」、「評定參展績效」、「研討差異原因」、「研擬對策」、「改善回饋」等過程，以此可作為此次參展的總結，也為下次參展開的格局。







TIPS：




 1. 提前通知跟單整理好樣品室，接待室，提前準備好相應的樣品；提前通知車間主管做好車間，倉庫等區(qū)域的5S，迎接展后客人拜訪；




2. 對于展會期間說展后要來拜訪工廠的客戶，展會結束后要提前時間電話和客人再次確認，并提前安排好接待工作；

3. 對于要樣品的客戶，及時電話和郵件跟進樣品進展，發(fā)樣后快遞單號，拍攝樣品細節(jié)圖發(fā)給客戶；




4. 展會后，及時二遍跟進客戶，要花多時間仔細研究分析客戶，找到進一步跟進客戶的切入點，針對不同的客戶，發(fā)差異化郵件跟進；




5. 根據(jù)展中和客人談的情況，及后續(xù)跟進客戶，與客戶的互動情況，以及展后通過瀏覽客戶網(wǎng)頁，基本可以對客戶進行分門別類。




然后每天利用空閑時間，把客戶資料一點一點填寫到excel的客戶列表里并進行客戶等級分類，當有新產(chǎn)品或促銷活動，打開客戶表格跟進即可。







總結 




1. 展前精心+充分準備；展中熱情接待，爭分奪秒當晚及時跟進；展后繼續(xù)分析客戶，找到切入點，繼續(xù)發(fā)差異化郵件跟進；




2. 做一個有有熱情面帶微笑的展會參與者；




3. 努力從各方面向客人展示你的，職業(yè)，注重每個細節(jié)，顯示你和大多數(shù)普通業(yè)務員的不同，努力讓自己在客戶面前脫穎而出；




4. 速度與至關重要；




5. 努力和很重要，但你不努力到了你身邊也抓不到。








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• 詞條

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