【AEO認證實踐案例】之法定代表人（授權(quán)人）認證難點

時間：2016-05-25作者：蘇州一諾企業(yè)管理咨詢有限公司瀏覽：141

	【概要】在實際AEO認證輔導實踐中，對于組織架構(gòu)有一個典型的問題，即“垂直架構(gòu)體系”，法人非實際的運營負責人，工廠實際未單獨存在總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)等職務(wù)，而相關(guān)負責人是隸屬于區(qū)域總部，該情況下，企業(yè)在認證過程中涉及組織架構(gòu)、法人（或其授權(quán)人員）、負責關(guān)務(wù)的**管理人員、人員違法中的法人代表（或?qū)嶋H負責人）該如何認定？對于法定代表人的授權(quán)人需要提供什么樣的證明文件？


	 


	【一諾AEO輔導實例說明】


	某工廠在中國有五家公司（獨立法人），在上海設(shè)有區(qū)域管理中心（所謂區(qū)域總部），副總裁（總經(jīng)理/外籍）、財務(wù)總監(jiān)、人事總監(jiān)、信息安全總監(jiān)等高管位于總部辦公；各工廠整個生產(chǎn)運營由運營總監(jiān)負責、另設(shè)財務(wù)專員、人事專員等職級相互獨立，都接直接匯報給區(qū)域總部的高管人員；另各工廠法人代表為外籍人事常年在國外，非現(xiàn)場工廠的負責運營人員、也非區(qū)域總部的**管理人員。該方式下，若其中一家工廠申請AEO認證，面對認證條款中的“1.內(nèi)部組織架構(gòu)”、“2.海關(guān)業(yè)務(wù)培訓”、“16.人員違法”該如何分別進行認證準備？


	【一諾AEO輔導實踐解析】


	1.內(nèi)部組織架構(gòu)


	對于內(nèi)部組織架構(gòu)，要求“進出口業(yè)務(wù)、財務(wù)、內(nèi)部監(jiān)督等部門職責分工明確”，那么此時對于財務(wù)部門，工廠僅設(shè)置財務(wù)專員負責具體的部分日常工作，而實際財務(wù)管理權(quán)限和財務(wù)總監(jiān)都隸屬于區(qū)域總部，此時我們需要提供的部門職責和財務(wù)負責人的崗位說明，就不能**于工廠實際的財務(wù)部門和主管的職責；需要提供整個區(qū)域的財務(wù)職責和財務(wù)總監(jiān)工作職責，以辨別財務(wù)部門工作的獨立性；


	 


	2.海關(guān)業(yè)務(wù)培訓


	對于海關(guān)業(yè)務(wù)培訓，要求“法定代表人或者其授權(quán)人員、負責關(guān)務(wù)的**管理人員應(yīng)當每年至少參加1次海關(guān)法律法規(guī)等相關(guān)管理規(guī)定的內(nèi)部培訓”，也即要求公司的法人代表或者實際負責公司的較高管理人每年需要參加一次法規(guī)培訓；該授權(quán)人員部分企業(yè)理解為授權(quán)運營總監(jiān)或物流經(jīng)理即可，而實際該授權(quán)人我們應(yīng)理解為授權(quán)負責公司的實際管理人（總經(jīng)理）；


	但在該實例下，實際授權(quán)管理人為區(qū)域的副總裁；區(qū)域負責人并未授權(quán)運營總監(jiān)全權(quán)負責公司事務(wù)（包括文件簽署、決策等），故此時我們應(yīng)理解為區(qū)域副總裁即為認證要求的授權(quán)人員，其需要參加海關(guān)法規(guī)及AEO相關(guān)知識的年度內(nèi)訓，需要具備相應(yīng)的參訓記錄；同時需要出具法人對于區(qū)域副總裁的授權(quán)書（或任命書）。（現(xiàn)實中也會存在區(qū)域副總裁為外籍人員，不愿意為下面某一工廠認證事務(wù)而參與學習之事，而希望委托工廠運營總監(jiān)來負責，但依據(jù)條款是不符合的，此點需要與其說明本條認證的目的）


	 


	16.人員違法


	對于人員違法，要求“企業(yè)法定代表人（負責人）、負責關(guān)務(wù)的**管理人員和財務(wù)負責人連續(xù)2年無故意犯罪記錄?！?。該條下要求法人代表或?qū)嶋H負責人出具連續(xù)2年無犯罪證明（或承諾），那么此時是該法人出具、還是區(qū)域負責總經(jīng)理出具、還是工廠運營總監(jiān)出具？


	 


	現(xiàn)實的難點在于公**人常年在國外不進行實際負責，故一般不會配合出具該證明文件；那么此時按照實際負責人來出具，即需要區(qū)域副總裁出具連續(xù)2年無故意犯罪證明文件；同時需要提供法人對于區(qū)域副總裁的授權(quán)文件。


	 


	【探討】在一諾AEO實踐中，對于組織架構(gòu)方面也出現(xiàn)多種情況，后續(xù)再做分析，或大家可留言探討！


	1）多級授權(quán)問題。法人達標為注冊時的外籍總部人員，授權(quán)中國區(qū)的副總裁管理中國多家公司；中國區(qū)的副總裁再授權(quán)某一工廠的總經(jīng)理；此時需認證的工廠的總經(jīng)理用二級授權(quán)文件是否可以？還是需要法人單獨的授權(quán)書？


	2）項目授權(quán)。公司的法人或?qū)嶋H負責人，僅對一些重要項目做臨時性授權(quán)，比如AEO項目單獨授權(quán)，那么可否認為該授權(quán)有效，也即實際被授權(quán)人參加培訓，出具無犯罪證明即可？


	3）反授權(quán)。公**人非實際管理人，實際管理人為董事長，此時如何提供授權(quán)書？


	 


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