一諾AEO專(zhuān)欄（4）如何構(gòu)建進(jìn)出口內(nèi)部控制體系框架？

時(shí)間：2020-01-05作者：蘇州一諾企業(yè)管理咨詢(xún)有限公司瀏覽：618

這幾天在重新整理整個(gè)AEO認(rèn)證中涉及的“進(jìn)出口內(nèi)部控制體系”和“貿(mào)易安全管理體系”。本來(lái)在AEO大框架之下準(zhǔn)備合并考慮，可思來(lái)想去，因兩者出發(fā)點(diǎn)不同而暫時(shí)做獨(dú)立考慮。貿(mào)易安全部分，如同部分企業(yè)依照C-TPAT的要求建立的《反恐安全管理程序》，其與ISO與EHS體系文件交叉較多；但“進(jìn)出口業(yè)務(wù)合規(guī)體系”相對(duì)來(lái)說(shuō)獨(dú)立性較強(qiáng)，從內(nèi)部管理和認(rèn)證管理來(lái)說(shuō)，也具備較多中國(guó)特色的條目，且在認(rèn)證框架下對(duì)于進(jìn)出口業(yè)務(wù)的控制也較具實(shí)際意義。

? ? ? 既然要編寫(xiě)進(jìn)出口業(yè)務(wù)內(nèi)控體系，就需要花一番心思，重新梳理思路，前兩天再看下ISO體系中的一級(jí)文件"質(zhì)量手冊(cè)“全套范本，再次體會(huì)一下質(zhì)量體系的構(gòu)建方法。就這樣順著思路，重整過(guò)往幾年的編寫(xiě)的流程集，結(jié)合近幾年在做企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)審核、內(nèi)部流程規(guī)范和AEO認(rèn)證輔導(dǎo)中的體會(huì)來(lái)重新看待。與一般歐美企業(yè)根據(jù)具體業(yè)務(wù)類(lèi)型（進(jìn)口通關(guān)、出口通關(guān)、歸類(lèi)、估價(jià)、原產(chǎn)地等）編制的“貿(mào)易合規(guī)體系“文件有部分重疊之處，角度上我較希望從綜合體系出發(fā)。

? ? ? 對(duì)于這部分，我先將一級(jí)文件定為《海關(guān)事務(wù)守法合規(guī)管理手冊(cè)》，以此來(lái)啟航，并做整個(gè)框架，這里聊聊框架的幾個(gè)部分，接下來(lái)的日子開(kāi)始體系文件再造，漫漫長(zhǎng)路，邊構(gòu)建邊在目前服務(wù)的幾個(gè)客戶(hù)中逐步運(yùn)用和改進(jìn)，希望一諾咨詢(xún)能為這個(gè)行業(yè)的規(guī)范做一個(gè)踐行者。

1《海關(guān)事務(wù)守法合規(guī)管理手冊(cè)》（體系框架）包含哪些？

既然按ISO的編制思路，那么就先談?wù)劇逗ｊP(guān)事務(wù)守法合規(guī)管理手冊(cè)》（暫定編號(hào)ENUO-TC-1-001，TC取Trade Compliance縮寫(xiě)）吧。作為一個(gè)體系文件，需要總體指導(dǎo)性文件，這點(diǎn)落在了”手冊(cè)“之上。

說(shuō)說(shuō)“海關(guān)事務(wù)守法合規(guī)的方針”，效仿ISO則每個(gè)公司都應(yīng)該樹(shù)立自己的方針，可以是“合規(guī)守法，便利通關(guān)，持續(xù)改進(jìn)，共創(chuàng)輝煌”之類(lèi)。同時(shí)公司需要任命“海關(guān)法遵守的管理者代表”，這一點(diǎn)與認(rèn)證條款中的“內(nèi)部組織架構(gòu)”中設(shè)置內(nèi)部監(jiān)督崗位、“內(nèi)部審計(jì)”中的內(nèi)部審計(jì)崗位，與“改進(jìn)機(jī)制”中的負(fù)責(zé)關(guān)務(wù)的**管理人員有關(guān)聯(lián)之處，相信其認(rèn)證條款此設(shè)置的初衷也是如此。

當(dāng)然**部分的是每個(gè)部門(mén)以及每個(gè)業(yè)務(wù)形態(tài)的總體要求和指導(dǎo)性框架規(guī)定！我基本上將其分為：
（1）人力資源與信息系統(tǒng)**。作為整個(gè)體系的資源支撐，建立企業(yè)進(jìn)出口人才招募、內(nèi)外部培訓(xùn)、以及物流與通關(guān)信息系統(tǒng)**等基本面要求；
（2）進(jìn)出口業(yè)務(wù)通關(guān)申報(bào)管理。規(guī)定進(jìn)出口各項(xiàng)業(yè)務(wù)的合規(guī)準(zhǔn)則，比如申報(bào)準(zhǔn)確性、單證復(fù)核機(jī)制、商品歸類(lèi)管理要求、進(jìn)出口單證保存之類(lèi)的總體要求；
（3）加工貿(mào)易保稅業(yè)務(wù)管理。規(guī)定加工貿(mào)易從申辦準(zhǔn)入到賬冊(cè)管理各項(xiàng)準(zhǔn)備，如保稅業(yè)務(wù)的設(shè)立、單耗的確定規(guī)則、賬冊(cè)的備案變更及核銷(xiāo)管理要求、保稅貨物的接受與發(fā)貨、保稅貨物的存儲(chǔ)與盤(pán)點(diǎn)、保稅貨物的內(nèi)銷(xiāo)、邊角料與報(bào)廢品管理等明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基本要求；
（4）減免稅設(shè)備的管理。明確從減免稅設(shè)備的申請(qǐng)、減免稅設(shè)備的進(jìn)口管理、內(nèi)銷(xiāo)與處置等管理規(guī)則；
（5）進(jìn)出口貨運(yùn)與物流服務(wù)商管理。**明確物流運(yùn)輸要求、裝卸貨管理、收發(fā)貨管理、物流服務(wù)商的評(píng)估、績(jī)效考核與監(jiān)督；
（6）監(jiān)督審核與改進(jìn)。建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，明確進(jìn)出口業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)審核、進(jìn)出口合規(guī)體系監(jiān)督、異常報(bào)告與應(yīng)急機(jī)制、規(guī)范改進(jìn)、責(zé)任追究等，建立體系的**與循環(huán)改進(jìn)。

2海關(guān)事務(wù)守法合規(guī)管理體系文件的二級(jí)設(shè)置有哪些？

說(shuō)道二級(jí)、三級(jí)文件，這些本身是ISO體系中所定義的受控文件。這里運(yùn)用到海關(guān)事務(wù)的內(nèi)控管理中。

二級(jí)文件
二級(jí)文件，主要指相關(guān)主要工作制度或程序，明確工作開(kāi)展要求、責(zé)任歸屬和控制要求，特別是適用于跨部門(mén)的文件管理程序，當(dāng)然所有的程序文件，建議是經(jīng)過(guò)部門(mén)和公司層會(huì)簽和承認(rèn)。

二級(jí)文件中涉及的主要框架程序包括（可以順序號(hào)編制）：
--ENUO-TC-2-101 /?海關(guān)事務(wù)法律培訓(xùn)管理程序
--ENUO-TC-2-201 /?進(jìn)出口通關(guān)管理制度
--ENUO-TC-2-301 /?加工貿(mào)易保稅管理制度
--ENUO-TC-2-501 /?減免稅設(shè)備管理制度
--ENUO-TC-2-601 /?物流運(yùn)輸與物流服務(wù)商管理制度
--ENUO-TC-2-601 /進(jìn)出口業(yè)務(wù)內(nèi)部審計(jì)制度

? ? ? 當(dāng)然涉及二級(jí)文件有很多，在這個(gè)主要綜合制度（程序）之下，再編制具體的管理程序.
【例1】如ENUO-TC-2-201/進(jìn)出口通關(guān)制度下的具體程序可以包括：
--ENUO-TC-2-202 /?進(jìn)口通關(guān)管理程序
--ENUO-TC-2-203 /?出口通關(guān)管理程序
--ENUO-TC-2-204 /?進(jìn)出口單證復(fù)核程序
--ENUO-TC-2-205 /?進(jìn)出口單證保管程序
--ENUO-TC-2-206 /?商品歸類(lèi)管理程序
【例2】ENUO-TC-2-601 /進(jìn)出口業(yè)務(wù)內(nèi)部審計(jì)制度下的具體程序可以包括：
--ENUO-TC-2-601 /?進(jìn)出口業(yè)務(wù)內(nèi)部審計(jì)制度
--ENUO-TC-2-602 / ?進(jìn)出口業(yè)務(wù)規(guī)范改進(jìn)與預(yù)防程序
--ENUO-TC-2-603 /?進(jìn)出口業(yè)務(wù)責(zé)任追究與獎(jiǎng)懲制度
--ENUO-TC-2-604 /?通關(guān)事故報(bào)告程序

3海關(guān)事務(wù)守法合規(guī)管理體系文件的三級(jí)與四級(jí)文件如何規(guī)劃？

三級(jí)文件
三級(jí)文件，主要指作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體操作程序，包括具體工作步驟、作業(yè)要點(diǎn)、操作畫(huà)面等。三級(jí)文件在ISO中也是受控的，該部分在海關(guān)事務(wù)管理中，作為部門(mén)規(guī)章為主，同樣建議經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字承認(rèn)?？紤]海關(guān)事務(wù)管理的細(xì)粒度往往不能全面覆蓋該層級(jí)，一般企業(yè)可以根據(jù)需要**編制部分必要的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。
【例】對(duì)于進(jìn)口作業(yè)程序下涉及具體作業(yè)指導(dǎo)書(shū)之類(lèi)
ENUO-TC-3-201 /?一般貿(mào)易材料進(jìn)口作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
ENUO-TC-3-202 /?一般貿(mào)易退運(yùn)貨物作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
ENUO-TC-3-203 /?保稅材料進(jìn)口作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
ENUO-TC-3-204 /?進(jìn)料成品退換作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
ENUO-TC-3-205 /?設(shè)備及備件進(jìn)口作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
ENUO-TC-3-206 /?其他進(jìn)出口免費(fèi)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
....
四級(jí)文件
四級(jí)文件，主要指相關(guān)記錄和表格文檔，能夠進(jìn)行規(guī)范，并進(jìn)行控制那是再好不過(guò)了，當(dāng)然沒(méi)有條件，這級(jí)可以先放寬些。
【例】如：對(duì)于商品歸類(lèi)程序或指導(dǎo)書(shū)涉及規(guī)范記錄表格
ENUO-TC-4-206-R01 ?/?新物料商品歸類(lèi)信息表
ENUO-TC-4-206-R02 ?/?商品歸類(lèi)信息變更申請(qǐng)表
ENUO-TC-4-206-R03? /?進(jìn)出口物料參數(shù)庫(kù)

以上以事例來(lái)說(shuō)明程序體系文件的編制思路，具體可以根據(jù)每個(gè)公司的實(shí)際情況來(lái)調(diào)整！具體思路、方法、建議，也歡迎大家一同交流！

一諾Leo說(shuō)：
AEO，如果擴(kuò)展了說(shuō)是對(duì)于整個(gè)企業(yè)的進(jìn)出口業(yè)務(wù)內(nèi)部控制與貿(mào)易安全控制，那么他就不僅是停留在認(rèn)證條款的范疇。企業(yè)要認(rèn)真對(duì)待，就用心建立一整套內(nèi)控體系，從制度面**運(yùn)行、持續(xù)改進(jìn)！


蘇州一諾企業(yè)管理咨詢(xún)有限公司專(zhuān)注于關(guān)務(wù)培訓(xùn),AEO認(rèn)證,內(nèi)審等

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