公章可不能亂用，老板和財(cái)務(wù)在使用這5個(gè)公司印章時(shí)一定要注意這些，否則容易出事

時(shí)間：2022-04-07作者：廣州博藝企業(yè)管理有限公司從化分公司瀏覽：326

每個(gè)公司都有印章，每個(gè)印章的作用各不相同，但是都代表著公司的意志，具有特定的法律效力，因此了解各印章的作用并加強(qiáng)印章保護(hù)工作非常重要。

 

一、什么情況下需要刻章？




公司新設(shè)立時(shí)，一般需要全套章。




全套章有5枚，分別是：公章、合同章、發(fā)票章、財(cái)務(wù)章、法人章。




除法人章外，其它4個(gè)章需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定到工商、公安、開(kāi)戶銀行備案或預(yù)留印鑒。




 

二、公司的五個(gè)章各有什么用？

 

1、公司公章

 

公司效力較大的一枚章，是法人權(quán)利的象征。

除法律有特殊規(guī)定外（如發(fā)票的蓋章），均可以公章代表法人意志，對(duì)外簽訂合同及其他法律文件。

 

使用范圍：凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司材料均可使用公章。

 

保管者：一般來(lái)說(shuō)，公章的掌管者應(yīng)該是公司創(chuàng)業(yè)者或其較信任的人，例如：董事長(zhǎng)或總經(jīng)理。

 

2、財(cái)務(wù)章

 

通常與銀行打交道的時(shí)候會(huì)用到，比如銀行的各種憑據(jù)、匯款單、支票的用印。另外，也會(huì)用于財(cái)務(wù)往來(lái)的結(jié)算等。

 

保管者：一般由企業(yè)的財(cái)務(wù)人員管理，可以是財(cái)務(wù)主管或出納等。

 

3、合同章

 

單位對(duì)外簽訂合同時(shí)使用，可以在簽約的范圍內(nèi)代表單位，在合同上加蓋合同**章，單位需承受由此導(dǎo)致的權(quán)利義務(wù)。

 

一般來(lái)說(shuō)，創(chuàng)業(yè)初期可以直接用公章蓋合同，減少一支公章可以減少風(fēng)險(xiǎn)（比如遺失、公章私用等）。

 

保管者：可以是公**務(wù)人員、合作律師或行政部門(mén)等。

 

4、發(fā)票章

 

企業(yè)、單位和個(gè)體工商戶在購(gòu)買(mǎi)和開(kāi)發(fā)票時(shí)，需要加蓋發(fā)票章。印章印模里含有其公司單位名稱、發(fā)票**章字樣、稅務(wù)登記號(hào)。

 

根據(jù)《發(fā)票管理辦法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，通常需要在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票**章。

 

注：蓋在發(fā)票上，或蓋在發(fā)票領(lǐng)用簿才有效。

 

保管者：一般由財(cái)務(wù)部門(mén)的發(fā)票管理員保管

 

5、法人代表人名章

 

法人章主要用于公司有關(guān)決議，以及銀行有關(guān)事務(wù)辦理的時(shí)候用。印章印模里含有其公司單位名稱、發(fā)票**章字樣、稅務(wù)登記號(hào)。

 

通常用在注冊(cè)公司、企業(yè)基本戶開(kāi)戶、支票背書(shū)的用印。

 

保管者一般是法人自己，也有讓公司財(cái)務(wù)部門(mén)出納人員管理的情況。

（注：印章的保管者沒(méi)有特定的法律規(guī)定，可依公司情況設(shè)定保管者，上述僅供參考。）

 

三、公司的印章在保管和使用時(shí)應(yīng)注意什么？

 

公司印章保管應(yīng)注意：

 

公司各種印章的權(quán)限不一，所有文件加蓋印章都必須得到重視。所以說(shuō)公司印章的保管工作必須要引起重視。

 

公司印章的保管，應(yīng)實(shí)行印章專人保管、負(fù)責(zé)人印章與財(cái)務(wù)**章分管的制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保管人交接制度。一般來(lái)說(shuō)，公司印章的保管具體可以采用以下措施。

 

1、明確印章管理者的崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)及責(zé)任

 

2、公司可以要求印章保管或管理者簽訂“法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書(shū)”，明確保管者的法律風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)及職責(zé)，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)他們印章管理工作的法律防范教育，使其充分認(rèn)識(shí)到印章的重要性，加強(qiáng)印章管理的技能和法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

 

3、在加強(qiáng)管理者的崗位意識(shí)的同時(shí)，也要建立規(guī)范的印章管理規(guī)定，如：明確印章管理者的管理職責(zé)，規(guī)范印章使用的業(yè)務(wù)流程，以及定期檢查印章使用情況等，使印章管理工作做到有規(guī)可依，有章可循。

 

四、公司印章使用應(yīng)注意

 

建立并使用統(tǒng)一的印章使用審批制度和使用登記表。使用者要遵守公司的印章使用規(guī)定。一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)企業(yè)**批準(zhǔn)后，印章使用者應(yīng)填寫(xiě)統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書(shū)人員對(duì)用印文件要認(rèn)真審查，審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。

 

需要注意的是：

 

1、使用印章時(shí)，要確保由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開(kāi)印章保管人員的視線。一般情況下，未經(jīng)企業(yè)主要**親自批準(zhǔn)，不允許使用者將印章攜帶外出，即使需要外出攜帶，較好*可信任的人隨往，確保印章安全。

 

2、嚴(yán)格控制或禁止在空白文件上蓋印章

印章使用過(guò)程中，印章管理者一定要確保使用者不能在空白文件，如空白紙張、空白單據(jù)、空白介紹信等上面加蓋公司印章，如遇特殊情況，必須要經(jīng)過(guò)公司**管理 者的同意，如果加蓋印章的空白文件無(wú)用后，持有者也要該空白文件退回印章管理部門(mén)（如行政部、辦公室），請(qǐng)其妥善處理，從而確保用章安全。

 

3、對(duì)變更或撤銷的部門(mén)或公司及時(shí)處理相關(guān)印章

企業(yè)所屬部門(mén)發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門(mén)必須收繳部門(mén)印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同**章、財(cái)務(wù)**章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄；項(xiàng)目部關(guān)閉后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門(mén)。企業(yè)印章管理部門(mén)會(huì)同 法律部門(mén)將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門(mén)按檔案管理規(guī)定存檔。

 

4、不要錯(cuò)用印章

內(nèi)部印章對(duì)外使用，如人力章、行政章對(duì)外簽訂合同。印章類型錯(cuò)誤使用，如對(duì)賬單上加蓋稅務(wù)章，勞動(dòng)合同加蓋財(cái)務(wù)章。一般情形下僅有印章不發(fā)生效力，但如蓋章的同時(shí)有經(jīng)辦人簽字，則是否對(duì)公司生效取決于該經(jīng)辦人是否為代理人或合同*的特定經(jīng)辦人。

 

5、印章不小心遺失了，該怎么辦？

印章遺失必須在**時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并**報(bào)案證明，同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明。

 

之后，在進(jìn)行補(bǔ)刻時(shí)，要拿上公安機(jī)關(guān)的報(bào)案回執(zhí)、登報(bào)申明、補(bǔ)刻印章申請(qǐng)書(shū)等材料到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行備案，然后到*印章公司進(jìn)行刻章。

 

公章丟失，即使自己保留了所有的公章信息，例如樣式和編碼，也不能私自進(jìn)行刻章，否則將面臨拘留的行政處罰。




 

五、提醒

 

國(guó)家法律規(guī)定：必須在**備案并**刻章資質(zhì)的機(jī)構(gòu)方可開(kāi)展刻章業(yè)務(wù)！所以提醒大家在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的時(shí)候，一定要看清楚對(duì)方是否具備相關(guān)資質(zhì)，路邊的小作坊就不要輕易相信了。

 

 

每個(gè)公司在各個(gè)場(chǎng)合各種文件上用的各種公章，是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具。加蓋公章是公司行使公司的合法權(quán)利的一種方式，但是，這些印章，特別是代表公司的公章，應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)掌管？

 

一般來(lái)說(shuō)，公司印章的保管具體可以采用以下措施：

1)印章使用

建立并使用統(tǒng)一的印章使用審批制度和使用登記表




公司應(yīng)建立并使用統(tǒng)一的印章使用審批制度和使用登記表，使用者要遵守公司的印章使用規(guī)定。一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)企業(yè)**批準(zhǔn)后，印章使用者應(yīng)填寫(xiě)統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書(shū)人員對(duì)用印文件要認(rèn)真審查，審核與申請(qǐng)用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。

 

需要注意的是，使用印章時(shí)，要確保由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開(kāi)印章保管人員的視線。一般情況下，未經(jīng)企業(yè)主要**親自批準(zhǔn)，不允許使用者將印章攜帶外出，即使需要外出攜帶，較好*可信任的人隨往，確保印章安全。

 

3)嚴(yán)格控制或禁止在空白文件上蓋印章

印章使用過(guò)程中，印章管理者一定要確保使用者不能在空白文件，如空白紙張、空白單據(jù)、空白介紹信等上面加蓋公司印章，如遇特殊情況，必須要經(jīng)過(guò)公司**管理 者的同意，如果加蓋印章的空白文件無(wú)用后，持有者也要該空白文件退回印章管理部門(mén)（如行政部、辦公室），請(qǐng)其妥善處理，從而確保用章安全。

 

4)對(duì)變更或撤銷的部門(mén)或公司及時(shí)處理相關(guān)印章

企業(yè)所屬部門(mén)發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門(mén)必須收繳部門(mén)印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合 同**章、財(cái)務(wù)**章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄；項(xiàng)目部關(guān)閉后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門(mén)。企業(yè)印章管理部門(mén)會(huì)同 法律部門(mén)將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門(mén)按檔案管理規(guī)定存檔。




對(duì)印章法律效力的評(píng)判，是**判斷而非事實(shí)認(rèn)定，所以主要體現(xiàn)在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)。簡(jiǎn)單舉幾個(gè)經(jīng)常會(huì)碰到的情形：

1)錯(cuò)用印章

內(nèi)部印章對(duì)外使用，如人力章、行政章對(duì)外簽訂合同。印章類型錯(cuò)誤使用，如對(duì)賬單上加蓋稅務(wù)章，勞動(dòng)合同加蓋財(cái)務(wù)章。一般情形下僅有印章不發(fā)生效力，但如蓋章的同時(shí)有經(jīng)辦人簽字，則是否對(duì)公司生效取決于該經(jīng)辦人是否為代理人或合同*的特定經(jīng)辦人。

 

2)偽造印章

如果經(jīng)鑒定與工商、公安備案的印鑒不一致，一般可認(rèn)定不代表公司意思，也就是公司*對(duì)此負(fù)責(zé)。但是，如果公司的法定代表人同時(shí)有簽字（不是簽章），一般會(huì) 推定對(duì)公司有約束力；如果與相同的交易對(duì)象有類似交易并已履行完畢（典型如之前的合同、對(duì)賬等），也會(huì)推定對(duì)公司有約束力。

 

3)分公司印章的效力

根據(jù)公**，分公司不具備法人資格，產(chǎn)生的責(zé)任由公司承擔(dān)，其地位類似于公司的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。但分公司與普通內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)因公**的特殊規(guī)定而產(chǎn)生不同的后果，如分公司可以作為民事糾紛中的被告，而內(nèi)設(shè)部門(mén)就不行。公司的事務(wù)加蓋分公司的印章，一般會(huì)對(duì)公司有約束力。


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