AEO專欄（6）淺談“內(nèi)部監(jiān)督部門”

時間：2020-01-05作者：蘇州一諾企業(yè)管理咨詢有限公司瀏覽：1458

序：近日梳理AEO認證準(zhǔn)備中，企業(yè)實際有一定難度的問題及海關(guān)認證中存在一定差異的爭議條款，對此就部分條款進行分析。也歡迎各位會員就大家實際認證或準(zhǔn)備中的話題一同探討。（leo@，個人微信號leoyinuo）。
認證條款：對于**認證條款1“內(nèi)部組織架構(gòu)”中“內(nèi)部監(jiān)督部門”設(shè)置要求條款：“（1）進出口業(yè)務(wù)、財務(wù)、內(nèi)部監(jiān)督等部門職責(zé)分工明確”。
一、淺析：此考核項作為**認證中的一項，一般認證中未列入。此條與原AA類的關(guān)務(wù)、財務(wù)、內(nèi)部監(jiān)督等部門崗位相互分離且監(jiān)督制約的要求相一致。其本身對于內(nèi)部監(jiān)督部門并未具體定義是否為獨立部門，還是分散在不同職能部門，或是專門的臨時“**”，存在一定的靈活性。但對于該條目前部分海關(guān)的認證老師認為企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立專門的內(nèi)部監(jiān)督部門，監(jiān)督公司的財務(wù)、進出口、采購、質(zhì)量等相關(guān)運營活動。企業(yè)申請**認證，公司內(nèi)部未建立這樣的綜合監(jiān)督部門，造成扣分事項。對此確認給部分企業(yè)帶來一定的困難和疑惑。
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二、企業(yè)目前的主要存在兩種管理類型：
1）對于歐美企業(yè)、日韓企業(yè)，往往不設(shè)置單獨的內(nèi)部監(jiān)督部門，而內(nèi)部監(jiān)督的職能是分散的，多數(shù)是垂直監(jiān)督管理的。也即，往往是質(zhì)量部設(shè)置ISO體系管理人員負責(zé)對于質(zhì)量體系相關(guān)內(nèi)容進行內(nèi)部監(jiān)督、總部財務(wù)部門或者公司專門設(shè)置SOX審計部門負責(zé)對財務(wù)的審核和監(jiān)督、采購部門往往也是垂直總部進行監(jiān)督、進出口部門的活動較大規(guī)模的公司都是設(shè)置區(qū)域貿(mào)易合規(guī)總部負責(zé)監(jiān)督或缺少監(jiān)督。
2）一般僅對于較大型的臺資企業(yè)或民營上司公司，內(nèi)部會設(shè)置“內(nèi)部稽核部門”，負責(zé)對公司的相關(guān)業(yè)務(wù)（財務(wù)、生產(chǎn)運營、采購等）進行內(nèi)部統(tǒng)一監(jiān)督，一般也是缺少對進出口活動的監(jiān)督。
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三、企業(yè)認證準(zhǔn)備
依據(jù)海關(guān)的要求，對于*二種組織結(jié)構(gòu)，在內(nèi)部監(jiān)督部門的現(xiàn)有監(jiān)督職責(zé)中增加對于進出口業(yè)務(wù)活動的監(jiān)督，則基本上涵蓋海關(guān)所定義的監(jiān)督范圍，也即符合海關(guān)對于內(nèi)部監(jiān)督部門的認證要求。但也有較多公司僅在總部設(shè)置了，而工廠無獨立的內(nèi)部稽核部門也無人員。
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但對于**種組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)將面臨的現(xiàn)實的難題，企業(yè)一般不會因AEO認證要求，而設(shè)置一個“專門的內(nèi)部監(jiān)督部門和專職人員進行統(tǒng)一監(jiān)督”，對組織結(jié)構(gòu)形式進行較大變動，且設(shè)置了專門的部門，人員業(yè)務(wù)背景問題也未必起到整體的監(jiān)督功能。故從實際意義出發(fā)，可能較大限度的是組建一個虛擬組織對特定原有未監(jiān)督的業(yè)務(wù)（進出口活動、貿(mào)易安全活動）進行監(jiān)督補位。那么如果面對部分認證老師，此狀況依舊會被開部分符合進行扣分或要求整改。
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四、觀點
而我們從整改AEO認證體系的目的出發(fā)，需要設(shè)置內(nèi)部監(jiān)督主要是為了**整個AEO體系的有效運行，對于相關(guān)活動的執(zhí)行能夠監(jiān)督和制約，那么其**依舊是對于涉及整個進出口活動（進出口業(yè)務(wù)、財務(wù)記錄）的執(zhí)行有效性和真實性進行監(jiān)督，以及對于供應(yīng)鏈安全的執(zhí)行有效性進行監(jiān)督。故我們不應(yīng)片面將其擴大到一個獨立部門能夠包攬公司所有業(yè)務(wù)的監(jiān)督，各類監(jiān)督分散在各個專業(yè)職能監(jiān)督部門往往較加有效。
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在此目的下，依據(jù)不同企業(yè)狀況，能夠達到如下三類狀況，從一諾咨詢的觀點來看，都應(yīng)該視為滿足認證要求。
1）設(shè)置了專門的獨立的內(nèi)部監(jiān)督部門，其監(jiān)督范圍涵蓋公司運營、財務(wù)、采購、物流、質(zhì)量、進出口、供應(yīng)鏈安全方面的監(jiān)督職責(zé)，并實施相應(yīng)的有效的監(jiān)督活動，那么視為達標(biāo)的；
2）未設(shè)置專門的內(nèi)部監(jiān)督部門，財務(wù)監(jiān)督依據(jù)既有總部監(jiān)督模式，而是擴增質(zhì)量體系監(jiān)督范圍，增加對進出口活動的監(jiān)督和供應(yīng)鏈安全方面監(jiān)督，并且執(zhí)行有效，則也應(yīng)視為達標(biāo)。
3）未設(shè)置專門的內(nèi)部監(jiān)督部門，但公司質(zhì)量體系與財務(wù)管理依據(jù)既有模式由專門的體系人員和公司總部財務(wù)部門進行監(jiān)督。在此狀況下，公司另設(shè)置了專門的“AEO內(nèi)部監(jiān)督**”對進出口活動、供應(yīng)鏈安全進行內(nèi)部監(jiān)督，明確了內(nèi)部監(jiān)督崗位負責(zé)人及驗證其監(jiān)督執(zhí)行有效，那么也應(yīng)該視為達標(biāo)。
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五、建議
為避免企業(yè)和認證老師對“專門部門”的誤解，從認證條目上，若能修改為“（1）進出口業(yè)務(wù)、財務(wù)、安全等部門分工明確，內(nèi)部監(jiān)督組織職責(zé)明確、執(zhí)行有效”,則對企業(yè)較加*執(zhí)行。而這其中安全部門個人認為也非常重要，可以增加到要求之中。

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【公司介紹】
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